Cambiare l’ERP (Enterprise Resource Planning) in azienda è una delle attività più temute dai vari reparti IT e non solo. È un’attività impegnativa che richiede attenzioni ed energie. Inoltre, cambiare spaventa, è umano. Le aziende non sono diverse. Uscire dal conosciuto fa paura, ma talvolta è anche necessario.
Le tecnologie, il mondo del lavoro e lo stesso mercato sono in perpetuo cambiamento. Questo impone alle aziende di doversi continuamente aggiornare e migliorare, anche in termini di attività e processi. Alcuni rimarranno, altri spariranno, alcuni verranno radicalmente stravolti. Per fare un esempio, a causa del COVID-19, gli acquisti online in Italia sono aumentati a doppia cifra rispetto all'usuale, mentre in Cina sono schizzati addirittura al +300%. E le aziende hanno dovuto prenderne atto e adeguarsi.
Anche lo Smart Working che era esclusiva dei grandi gruppi e delle grandi aziende, è diventato pane quotidiano per le centinaia di migliaia di PMI nel territorio in questi mesi.
Fenomeni esterni, anche violenti, hanno sempre portato all'evoluzione delle aziende. In epoca digitale, l’unica differenza è la velocità di frequenza e adattamento a questi cambiamenti. Essere agili nel rispondere al cambiamento è la chiave per restare competitivi sul mercato.
ERP e processi
In tema di processi, è l’ERP la chiave del cambiamento. L’ERP è un sistema legato strettamente ai processi delle aziende: da un lato di domina e ordina, dall'altro li subisce. L’equilibrio è delicato e va sempre ricercato. Ovvero bisogna assicurarsi di essere flessibili, ma organizzati e precisi nel lavoro. L’ERP corretto permette di ottenere questa condizione, portando a risultati concreti sotto forma di competitività, efficienza e integrazione.
Per implementare l’ERP giusto in azienda bisogna prendere la decisione corretta sia in termini di caratteristiche dell’ERP, sia in termini di periodo in cui operare il cambio. In sostanza bisogna riuscire a rispondere a queste 3 domande:
È ora di cambiare il mio ERP? Come faccio a saperlo?
Cosa deve avere il mio ERP ideale?
Come faccio a scegliere il fornitore corretto?
Oggi ci concentriamo sulla prima risposta alla prima domanda.
Coma fai a sapere se è ora di cambiare il tuo ERP
In tutte le aziende c’è la tendenza a dire “cambierò quando avrò più tempo”. Comprensibile, ma fondamentalmente è una menzogna a voi stessi e spesso una scusa. A meno che non arrivi un altro lockdown di due mesi, i vostri collaboratori saranno sempre impegnati e dalle loro attività. Spesso impegnati nell’eseguire compiti inutili e costosi. Questo anche a causa di processi inefficienti che succhiano risorse alla tua azienda (doppie comunicazioni, mancanza di integrazione tra reparti, dati mancanti, archiviazione fallace, ecc). A questo punto è facile capire che l’ERP può essere la chiave di volta per risolvere il problema e deve diventare un’urgenza per cui è obbligatorio trovare il tempo, se si identificano questi processi inefficienti.
Quindi come fare a capire se è il momento di cambiare?
8 segnali che indicano che dovresti cambiare ERP
1. Tanti piccoli errori
Anagrafica cliente che non gestisce tutti i dati necessari, sincronizzazione di un ordine in ritardo, DDT stampati erroneamente, magazzini con scorte e giacenze sbagliate, e-commerce scollegato al magazzino, mancata gestione di una tipologia di contratto, emissione e registrazione di fatture sbagliate, errori di registrazione, documenti persi e via continuando. L’errore può succedere, ma se è giornaliero il problema è grave. E costoso.
Quali sono i modelli più venduti dello scorso anno? Quanto materiale avete utilizzato per quella commessa? Quante ore di lavoro avete impiegato per la realizzazione di quel progetto? Quali sono gli agenti più efficienti? Quanto e cosa mi conviene ordinare? È fondamentale per voi saper rispondere con un click a queste domande. Dovete essere in grado di poter generare automaticamente dei report personalizzati che vi permettono di rispondere alle domande strategiche più importanti per la vostra azienda. Adesso, siete in grado di farlo? E di capirli?
3. Eseguire vs Ottimizzare
Il gestionale nasce per essere consultato, l’ERP si è evoluto per operare e consigliare l’utente su cosa e come fare sulla base dei dati storici che ha analizzato in autonomia. Sta poi all’utente, ovviamente, scegliere cosa e come farlo. Viviamo in un mondo frenetico e un aiuto direzionale è fondamentale per trovare la giusta strada.
4. Report manuali
Se i vostri collaboratori studiano ancora fogli Excel con migliaia di righe e colonne, credo che il problema sia evidente. Pensate a quanto sarebbero più efficienti se potessero interrogare dinamicamente un report intelligente con gli stessi dati. In minuti eseguirebbero il lavoro di ore. Senza perdere il senno e gli occhi su complicatissimi file.
5. “Questa routine mi distrugge”
Provate solo a calcolare quanto tempo impiegano i vostri collaboratori per inserire manualmente dati da altri sistemi; chiedere ad atri reparti dati che dovrebbero essere disponibili a tutti; archiviare mail di clienti; aggiornare lo stato lavori, ricercare documenti in faldoni immensi. Queste sono attività routinarie che l’ERP deve essere in grado di ottimizzare ed eseguire automaticamente.
6. Una costellazione di sistemi separati
Quanti sistemi separati avete in azienda? ERP; CRM; archiviazione documentale; portale fatture; gestione presenze; MES; e-commerce sono tra i più diffusi. In base all'azienda ovviamente. È assolutamente fondamentale che questi sistemi siano pienamente integrati tra di loro. Ovvero che lo scambio dati tra gli stessi avvenga automaticamente e regolarmente. Altrimenti torniamo al punto precedente. Pagherete centinaia di ore all'anno per attività inutili, replicazione manuale di dati e controlli che dovrebbero essere eseguiti dall’ERP a costo zero e in automatico.
7. “Non si può fare”
Se il vostro fornitore risponde così alla vostra richiesta di implementazione, le opzioni sono due:
Avete chiesto la luna e ha ragione il fornitore;
L’ERP non riesce più a supportare la vostra azienda perché è evoluta troppo rispetto al passato.
Per fare un esempio pratico, potreste aver aperto un nuovo ramo d’azienda che l’attuale ERP non ha mai considerato e si trova impreparato a gestire. Come lo gestite?
8. Smart Working
Oltre a COVID, se c’è una parola chiave che è riecheggiata tanto negli ultimi mesi, è questa: Smart Working.
In poco più di una settimana le aziende si sono dovute scontrare con questa nuova evoluzione, prima sempre sottovalutata. E qui sono emerse le prime grosse mancanze di tanti ERP. Dati indisponibili se non fisicamente in ufficio, integrazione manchevole, pesantezza dei processi. Cloud ERP spacciati per tali, quando in realtà non è così.
Il COVID ha stravolto l’approccio al lavoro in Italia, e l’ERP deve saperlo assecondare.
Coinvolgete anche i vostri collaboratori più stretti o i responsabili di reparto e se vi ritrovate in uno o più di questi 8 scenari, il cambio di ERP è un’alternativa che dovreste valutare.
Il passo successivo ora è capire che caratteristiche dovrebbe avere il vostro ERP ideale.