In Italia, come nel resto del mondo industrializzato, la quasi totalità delle aziende possiede un ERP già da qualche anno. Tantissime volte questi software sono stati acquistati molti anni fa e poi più cambiati. Se va bene sono stati adattati, in qualche modo, alle nuove esigenze. Ma più spesso si vede che il software ERP, che dovrebbe essere la colonna portante dell’azienda, non è in grado di soddisfare le richieste. L’inadeguatezza della soluzione deriva da due semplicissimi fattori:

- La tecnologia degli ERP è cambiata (nuove architetture, nuovi database di supporto, nuove infrastrutture)

- Le esigenze delle aziende si sono evolute e complicate.

Per questo, nella gran parte dei casi, quello che andava bene ieri, oggi non va più bene. Un software ERP non deve essere un ostacolo alla vostra attività. Viceversa, deve essere lo strumento che vi abilita la conquista di nuovi profitti, o mercati o rami d’azienda. O semplicemente che facilita e organizza puntualmente il vostro lavoro ordinario.

Per questo motivo bisogna essere sicuri di avere il giusto strumento al proprio servizio.

L’inizio del viaggio

Cambiare il vostro ERP sarà tra i progetti più intensi che la vostra azienda intraprenderà nella propria vita. Ma se fatto con criterio, sarà anche quello che porterà i risultati tangibili più significativi e duraturo. Prima di tutto bisogna rendersi conto se il nostro attuale ERP sia effettivamente in grado di supportare le nostre esigenze.

Successivamente, nel caso, bisogna provvedere al cambio dello stesso. E qui iniziano i problemi.

Jennifer Lonoff Shiff scrive: “ [..] la selezione del software è cruciale per la buona riuscita del progetto. Troppo spesso il team che deve scegliere il software ERP viene abbagliato dalle presentazioni dei fornitori e non riesce a identificare la soluzione di lungo termine (perché di questo stiamo parlando) più adatta alla propria impresa. Prendere la scelta perfetta non è una passeggiata, ma evitando i 5 errori più comuni in questo processo possiamo già iniziare a incamminarci lungo la strada giusta.”

Qui di seguito analizziamo i principali errori nella scelta di un ERP.

1) Non sai definire i requisiti del tuo ERP

Definire specificatamente cosa pretendete dal vostro ERP per il medio e lungo termine, non è facile. Sicuramente sapete snocciolare le 2-3 funzionalità chiave che adesso vi mancano e che in futuro vorrete. Ma non abbiate fretta. Non lasciate zone d’ombra nella vostra analisi.

Ci sono dei trucchetti per risolvere il problema.

• Partite da quello che avete. Possiamo generalizzare dicendo che tutte le funzionalità che oggi avete, le vorrete ritrovare nel prossimo ERP.

• Provate a definire quali sono le attività più difficili e costose che fate oggi e analizzate se è colpa anche dell’ERP. In caso avete trovato nuovi requisiti da aggiungere alla vostra lista dei desideri.

• Coinvolgete i referenti di ogni area. Voi magari avete una visione generale di tutti i processi dell’azienda e sapete tracciare il Nord della decisione. Ma loro conoscono nel dettaglio tutta l’operatività di ogni area e vi sapranno indicare le zone d’ombra che ora non vedete.

Questa fase preparatoria merita ogni secondo speso per portarla a termine. Assicurati di completare questa lista nel modo più dettagliato possibile prima di iniziare attivamente la ricerca del fornitore. Il motivo? In questo modo eviterai di adattare le tue esigenze e i tuoi obiettivi ai software che vedrai, ma, al contrario, inizierai a scremare i software che non rispondono alle tue richieste.

2) Trovare il partner ideale

Il fornitore che sceglierete diventerà inevitabilmente una risorsa di lungo termine per la vostra realtà. Non può essere semplicemente un fornitore, ma deve diventare un partner attivo della vostra azienda. Il partner ERP quindi deve avere caratteristiche principali:

• Solidità: deve essere un’azienda strutturata e sana. In modo da garantirvi sostegno e affidabilità per tutti gli anni in cui lavorerete assieme.

• Esperto: Non solo in tecnologia. Quello è scontato. Ma nel vostro settore. Pensate a quanto tempo impieghereste a spiegare a un’azienda software come lavorate, come funziona il vostro settore e cosa vi servirebbe per far bene. Diventereste voi i loro consulenti. E non viceversa

• Referenze: va a braccetto con i punti precedenti. Non c’è nulla di più concreto per valutare un partner, delle sue esperienze passate con clienti nel vostro settore. Se ne ha tanti, e sono soddisfatti, allora il partner è degno della vostra attenzione.

• Crescita: assicuratevi che il vostro partner cresca. Non tanto come numeri, ma come capacità della soluzione e funzionalità. Questo vi permetterà di affidarvi a loro per il miglioramento del vostro ERP, senza doverlo cambiare ogni 4 anni.

Trovare il partner non è facile. Soprattutto perché ce ne sono tanti tra cui scegliere. Quindi da dove iniziare? Guardatevi intorno. Considerate i vostri concorrenti o le aziende amiche. Cosa utilizzano? Può andare bene anche per voi? Altrimenti esistono software specifici per il vostro settore? Contattate colleghi e conoscenti del settore per conoscere le loro esperienze dirette. Sfruttate la rete. Chi può darvi un consiglio migliore di qualcuno del settore che ha già vissuto l’esperienza?

3) Il costo come unica chiave di lettura

Non ci mentiamo. Il costo è sicuramente uno degli aspetti che incide maggiormente sull’acquisto di un software ERP. Forse anche più del 50% del totale. Ed è anche giusto così. Ma bisogna stare bene attenti a calcolare tutti i costi e a non basarsi unicamente su quelli.

Il mix di fattori per arrivare a una scelta corretta è articolato. E il costo fa parte del mix, ma non è l’unico elemento.

Quando pianificate il budget di spesa per l’implementazione di un software ERP, assicuratevi di considerare il totale dei costi di proprietà (TCO- Total Cost of Ownership). Il che vuol dire costo di licenza, assistenze annuali, aggiornamenti, costi di implementazione e formazione del personale e costi di infrastruttura. Risparmiare qualche migliaio di eruo oggi, può costarne decine domani. Attenzione ad analizzare tutti i costi.

Chiedete apertamente al vostro fornitore di spiegarvi tutti i dettagli dell’offerta. E se vi sembrerà reticente o confuso, probabilmente ci sono costi nascosti.

Attenzione quindi a tutti i costi, ma guardate anche gli altri elementi del mix di scelta.

4) Dare un ordine alle priorità

Aziende diverse hanno esigenze diverse. Per questo non è sempre detto che le priorità nella scelta di un ERP siano identiche.

Lavorate assieme alla vostra squadra per definire le caratteristiche che deve avere il nuovo ERP e mettetele in ordine di importanza. Cercate dove possibile di non affidare il compito a un singolo individuo. Per quanto bravo, avrà visibilità limitata su molti ambiti e rischia di sopravvalutare o sottovalutare molti aspetti. Il confronto è fondamentale in questa fase.

Le liste delle aziende con le caratteristiche principali che l’ERP deve avere spesso contengono:

• Funzionalità

• Costi

• Facilità d’uso

• Specializzazione nel campo

• Esperienza del fornitore

• Solidità del fornitore

• Qualità assistenza (pre e post implementazione)

• Approccio al progetto

• Cloud level

5) Non mi serve aiuto

Sempre e comunque dovrete lavorare con il vostro fornitore anche dopo l’acquisto e l’installazione dell’ERP. Se siete fortunati (e bravi) per poco tempo. Altrimenti continuativamente. Ma chi vi risponderà ai ticket o al telefono? Avete un referente dedicato? Sapete a chi rivolgervi in caso di problema?

Non pensate di non aver bisogno d’aiuto. Soprattutto nelle prime fasi, l’assistenza è fondamentale. Per cui assicuratevi che il vostro partner sia ben strutturato e capace per fornire il servizio necessario in modo tempestivo.