Secondo il Politecnico di Milano, già 10 anni fa oltre il 91% delle aziende in Italia utilizzava un software ERP (Enterprise Resource Planning). Tra le aziende intervistate per questo studio ci sono sia grandi strutture che micro imprese e, ovviamente, PMI, il vero motore dell’Italia.

Il dato non stupisce. Il software ERP è una tecnologia matura e consolidata che da anni è a servizio delle aziende per organizzare e gestire unitamente i vari processi aziendali.

L’altro aspetto che non deve stupire, ma deve far pensare, è il fatto che aziende così diverse utilizzano una tecnologia simile, che però deve evidentemente avere caratteristiche e funzionalità diverse. È normale che la PMI abbia necessità diverse rispetto alla grande azienda, almeno in parte. Quindi la tecnologia utilizzata dalle due aziende deve essere necessariamente differente. La PMI deve gestire gran parte delle attività di un grande gruppo, ma con risorse ridotte. E ovviamente per farlo deve rinunciare a qualcosa: tool da usare, tempo da investire nello studio del dato, ecc. Per questo l’ERP per la grande azienda non può essere identico a quello della PMI. Magari simile sotto tanti aspetti, ma non lo stesso.

Quindi quali sono le caratteristiche fondamentali che l’ERP deve avere per la PMI? E soprattutto, come stanno evolvendo?

Proporzionalità prima di tutto

La prima caratteristica che un ERP per la PMI deve assolutamente avere è la proporzionalità. Così come non compreremmo una Ferrari solo per andare a far la spesa, allo stesso modo non prenderemo mai un software gestionale esagerato o riduttivo per la nostra azienda. Per questo parliamo di proporzionalità.

La proporzionalità si declina sia nell'infrastruttura a supporto del software (Cloud based o meno) sia nella funzionalità del programma stesso. Ovvero dei moduli presenti. Non servono migliaia di funzioni, molte delle quali rimarranno inutilizzate, seppure al momento dell’acquisto o del noleggio peseranno comunque come costo. Quello che davvero occorre, invece, è un software modulare e scalabile, adeguato alle esigenze dell’impresa, grazie a funzionalità specifiche per il settore di riferimento.

Allo stesso modo, non serve avere un’architettura IT sovradimensionata e di conseguenza costosa. Ne basterà una adeguata alla mole di dati da gestire nell'immediato con un occhio alla scalabilità futura.

Assistenza efficiente e facilità d’uso

Dopo aver valutato l’adeguatezza della proporzione dell’ERP alla struttura e alla funzionalità dell’azienda, è tempo di considerare la qualità dell’assistenza. O in altri termini, la qualità e la struttura del fornitore. Fornitore piccolo spesso coincide con mancanza di capacità supportiva e ricettiva per le vostre richieste. D’altro canto, con un fornitore troppo grande sarete solo un numero nel loro bilancio e non potrete contare su un vero rapporto di partnership con il vostro fornitore. Va trovata una giusta via di mezzo.

Spesso si tende a sottovalutare questo aspetto, dandolo per scontato. Ma così non è. Bisogna assicurarsi che il fornitore dell’ERP abbia una competenza consistente nel settore del cliente e una struttura adeguata e organizzata a supportare le esigenze dei clienti. In questo modo, si risolvono due problemi in un colpo solo: l’assistenza sarà veloce perché ci sono abbastanza persone per tutti i clienti e il problema verrà trattato da persone competenti sia sul software ERP che nel settore di appartenenza del cliente. È scontato che a tutti dia fastidio rimanere bloccati nell'attesa di una risposta del centro assistenza. Perciò, in caso di malfunzionamenti, un’assistenza tecnica puntuale, competente e veloce fa la vera differenza.

Spesso però le richieste di assistenza non derivano da errori del programma, ma dal fatto che non ci si ricorda più come eseguire una procedura o come risolvere un’attività. È per questo che, se il sistema è ben progettato e intuitivo, anche l’utente meno a suo agio con la tecnologia, non avrà molti problemi ad impararne il funzionamento.

PMI in Cloud

Per ultimo, ma non ultimo, va analizzato l’aspetto relativo all'infrastruttura. Questo è il classico esempio di evoluzione delle caratteristiche dell’ERP negli anni. 10 anni fa non ci sarebbe neanche stata discussione. La tecnologia Cloud non era pronta e l’unica alternativa era avere fisicamente i server in sede.

Oggi la situazione è cambiata e il tema del Cloud è sempre più caldo e richiesto dalle aziende. Rimane vero che il mercato è fatto di fenomeni globali, ma resta caratterizzato da realtà locali. Quindi questa affermazione va filtrata sulle singole esigenze delle aziende. Il poter o non poter affidarsi al Cloud dipende da diversi fattori.

In generale, sempre più spesso si assiste alla richiesta del Cloud come soluzione di supporto dell’ERP aziendale. Da questo derivano alcuni effetti che rendono la soluzione particolarmente adatta al tipo di azienda più diffusa nel nostro Paese. La PMI, infatti, non sempre dispone di una figura interna dedicata alla manutenzione e alla gestione dei sistemi informativi. Se ce l’hanno, spesso ha un carico di lavoro concentrato sulle attività ordinarie (quindi a garantire l’operatività giornaliera dei sistemi) e non su quelle a maggior valore aggiunto quale potrebbe essere la ricerca di tecnologie che supportino produttività, efficienza e risparmio. Per tale motivo un ERP in Cloud si presta a risolvere più di un problema. Il primo dei quali è legato al fatto che non richiede alcuna installazione e, quindi, viene meno la conseguente necessità di hardware in azienda e della sua gestione. In altre parole, si hanno meno costi iniziali e si hanno meno costi fissi di risorse dedicate. Non bisogna farsi carico né della manutenzione, né dell’aggiornamento o sostituzione delle apparecchiature. Tutte queste attività sono a carico del fornitore stesso.

Soprattutto in questa crisi di COVID 19, il rilievo assunto dal Cloud come paradigma di servizio in cui l’elaborazione e la gestione delle applicazioni avviene senza bisogno di installazione in locale (on-premise) è cresciuto esponenzialmente. Non è necessariamente detto che la vostra azienda abbia bisogno di ERP Cloud based in questo momento. Ma dovreste comunque iniziare a pensare in quest’ottica futura e, quanto meno, studiare l’impatto che il Cloud potrebbe avere sulla vostra vita lavorativa.