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Come rendere efficiente il tuo magazzino

Come si rende efficiente il magazzino? Come lo trasformiamo da un costo di impresa ad un asset capace di portarci valore? Dire con la digitalizzazione è banale. Ma è il primo elemento per comprendere come fare.


Perché negli ultimi anni si parla così tanto di digitalizzazione o di trasformazione digitale? Da un lato, probabilmente a causa delle nuove tecnologie intelligenti, si sente parlare molto di Internet delle cose, Blockchain, tecnologia dei droni, eCommerce, Industria 4.0 tantissimi paroloni non sempre interessanti...

D'altra parte, però, perché per essere competitivi sul mercato le imprese devono migliorare costantemente senza rimanere indietro.

La domanda che ognuno si pone è: Le nuove tecnologie digitali sono davvero necessarie, o ne abbiamo bisogno solo perché esistono?

Qualunque sia la risposta, la trasformazione digitale sembra inarrestabile perché è generalmente vista come un motore di crescita economica.

A ciò si aggiunge, naturalmente, l'esperienza della crisi dovuta al COVID, dove all'improvviso si è dovuto abbracciare lo Smart working, l'eCommerce e i webinar - tutti e tre esempi tipici delle tecnologie digitali.

Ma cosa si aspetta la gente dalla digitalizzazione? Ci sono tantissimi studi ed indagini su questo, nella maggior parte dei casi però le risposte si sono spesso molto simili:


  • Maggiore flessibilità e adattabilità

  • Più efficienza

  • Riduzione dei costi

  • Un aumento del fatturato attraverso nuove aree di business o modelli di business

  • Maggiore soddisfazione di clienti e dipendenti


Nella maggior parte delle aziende commerciali qualunque sia il proprio business, le aree principali, i settori trainanti, i reparti strategici del business sono principalmente tre:

  1. Area Magazzino

  2. Area Vendite

  3. Area Amministrativa

Cos'è la gestione di magazzino?

Oggi ci soffermiamo sulla prima: Cosa intendiamo per gestione del magazzino? Per gestione del magazzino si intende il controllo, l'organizzazione e il monitoraggio di tutti i processi di magazzino, ovvero di tutte le misure di cambiamento del magazzino. Nello specifico

  • Ricevimento della merce

  • Picking

  • Inventario




Questi processi li possiamo gestire in 3 maniere differenti:


MANUALE: Un magazzino può essere gestito anche manualmente, cioè solo con l'aiuto di carta e penna. Questo accade ancora oggi in molte piccole imprese commerciali e artigianali.

SOFTWARE SUPPORTATO (semi automatizzato): Le società che sono obbligate a tenere una contabilità di magazzino o che ne sentivano già la necessità, invece, utilizzano un software gestionale per registrare i movimenti delle azioni.

Questi movimenti di magazzino sono inizialmente annotati su carta e registrati successivamente o direttamente in forma digitale. Naturalmente, l'utilizzo di software nel magazzino ha molti altri vantaggi, di cui parleremo più avanti.

AUTOMATIZZATO: terza opzione per la gestione del magazzino è rappresentata dai magazzini completamente automatizzati, dove lo stoccaggio e il prelievo vengono effettuati in modo completamente automatico da una macchina. In pratica, i magazzini automatici sono spesso combinati con magazzini supportati da software.


Confrontiamo le versioni

Confronto tra gestioni di magazzino
Confronto tra gestioni di magazzino

La gestione manuale del magazzino è naturalmente la più flessibile e richiede pochi investimenti.

Purtroppo, è anche quella più soggetta ad errori e inefficienze di gestione.


Esattamente l'opposto si vede con i magazzini automatici: Sono molto efficienti e poco ingombranti, ma richiedono investimenti elevati e tendono ad essere in alcuni casi troppo rigidi nella gestione, quindi, sono sicuramente più adatti alle aziende di grandi dimensioni.


Quindi come nella maggior parte delle situazioni «la verità sta sempre nel mezzo» Le soluzioni software per l'automazione parziale del magazzino sono le più utilizzate, proprio perché rientrano nella classica via di mezzo che permette il giusto compromesso.


Possono essere utilizzati praticamente ovunque, sono molto flessibili eppure molto efficienti. Alcuni studi parlano di un aumento della produttività del 20% e di una riduzione di oltre il 60% degli errori rispetto ai magazzini manuali.


Passiamo ora a uno dei compiti più importanti del magazzino, il picking. Il picking è il processo di prelievo di articoli o merci per gli ordini dei clienti o di produzione. La tecnologia offre molti metodi diversi per identificare, segnalare e prelevare i prodotti corretti.


Nel maggior parte delle dei casi il metodo a vista e cartaceo è ancora utilizzato in Italia. È il più semplice ma allo stesso tempo il meno efficiente spesso è soggetto a errori e causa problemi durante i periodi di grande affluenza o quando ci sono assenze per ferie o malattie.


Le aziende più grandi o solamente più evolute e organizzate integrano invece dispositivi con l’utilizzo di codici a barre, che portano già grandi miglioramenti in termini di efficienza e tasso di errore senza grandi investimenti.


Inoltre, esistono tantissime altri modi di automatizzare il magazzino ma sicuramente più difficile e impegnative e dispendiose da implementare soprattutto per le realtà più piccole ma in realtà più grandi ed internazionali stanno diventando sempre più presenti.


Ad esempio:

Pick by Voice: Nel picking a comando vocale, il magazziniere è dotato di cuffie e microfoni. Attraverso le cuffie, il magazziniere riceve le istruzioni attraverso una voce generata dal computer. Attraverso il microfono può dare un feedback diretto. A differenza di altri metodi, il magazziniere ha le mani libere, il che può essere un vantaggio in alcuni settori.


Pick by Light, i display, i segnali luminosi e i pulsanti sono integrati negli scaffali del magazzino, che forniscono al picker informazioni sulle sue posizioni. Dopo il prelievo, l'addetto al prelievo conferma la sua azione direttamente nel vano di stoccaggio.

Ci sono poi diversi altri metodi. Al posto dei codici a barre, le merci possono essere dotate di chip RFID. Inoltre, c'è anche la possibilità di utilizzare occhiali per i dati come quelli di Google o anche il riconoscimento dei gesti. Come potete vedere, qui non ci sono quasi limiti alle nostre idee. In pratica.

Le piccole e medie imprese però utilizzano principalmente la tecnologia dei codici a barre, a volte in combinazione con i magazzini automatici di minuteria.


I veri vantaggi del digitalizzare il magazzino


RIDUZIONE DEI COSTI

A causa del minore spazio richiesto

Meno capitale vincolato (interessi di magazzino)

Meno rifiuti e perdite di magazzino

Meno personale richiesto e minor costo medio/dipendente

MIGLIOR SERVIZIO

Maggiore capacità di approvvigionamento

Consegne più rapide

Prezzo più competitivo

MAGGIOR EFFICIENZA

Risparmio di tempo

Meno errori

Tutto questo porta ovviamente ad un maggior guadagno all’azienda.


Cosa comporta la gestione del magazzino con i codici a barre?


Cos’è nella realtà la gestione del magazzino con i codici a barre? Si parla di gestione del magazzino con codici a barre quando il riconoscimento e l'identificazione della merce avviene tramite un'etichetta su cui viene apposto un codice a barre o QR Code.

Tipicamente il codice a barre presente sull’etichetta serve a rappresentare un’informazione precisa, come per esempio il codice dell’articolo, la sua posizione nel magazzino e altro ancora.

Questa etichetta è attaccata alla merce o allo scaffale. Per mezzo di un lettore di codici a barre, i codici a barre vengono scannerizzati ed elaborati.


L'elaborazione dei codici a barre letti può essere diretta (Online) o indiretta (Offline).

  • L'elaborazione diretta è quando il lettore è collegato direttamente al sistema ERP, di solito tramite WLAN. Questo permette l'elaborazione dei dati in tempo reale ed è attualmente la forma più utilizzata. Questo uso, ovviamente, richiede un'infrastruttura WLAN.

  • Nel caso indiretto (Offline), i dati vengono memorizzati temporaneamente sul lettore e poi letti nel software ERP collegando il dispositivo ad un PC.

Infine, non deve mancare un Software ERP, o Gestionale che dir si voglia, ed eventualmente delle applicazioni sui lettori PDA.


Ci sono alcuni processi di magazzino che possono essere digitalizzati utilizzando la gestione dei codici a barre:


Entrata merce

• Nel reparto di ricevimento merci si controlla la merce che è arrivata dal fornitore o dalla produzione.

• Per mezzo dei codici a barre, è possibile caricare e stoccare le merci in entrata. Vedremo questo processo più in dettaglio in seguito.

Con i trasferimenti si ha la possibilità di movimentare la merce direttamente tra diversi punti di stoccaggio. Questi possono avvenire all'interno del magazzino, tra diversi scaffali (detti anche locazioni) o tra negozi/depositi.

Le entrate e le uscite possono essere registrate direttamente con diverse causali. Pensate quindi all’utilizzo, per esempio, di merce danneggiata oppure merce per uso interno.

Anche le conferme di produzione possono essere fatte per mezzo di codici a barre. Da una parte, ad esempio, lo scarico del materiale utilizzato per la produzione, e dall'altra (contestualmente) la segnalazione di completamento di una fase di lavoro o di un ordine di produzione completato.

Per poter utilizzare la gestione del magazzino con i codici a barre, sono necessarie etichette, di tipologie diverse.

A seconda delle dimensioni del magazzino, può essere necessario lavorare con ubicazioni definite.


Barcode Magazzino

In questo caso, avete bisogno di etichette per gli scaffali con un codice a barre che identifichi la specifica posizione. Le etichette degli articoli possono anche essere attaccate allo scaffale; quindi, non è necessario etichettare i singoli articoli.

Questo può essere fatto quando gli articoli hanno un’ubicazione fissa e non sono gestiti a lotto o a numero di serie.

Barcode Magazzino

Con le etichette da scaffale è importante considerare con quale tipo di stampante vengono prodotte. L'ideale sarebbe usare una stampante laser o a getto d'inchiostro, perché le etichette stampate con una stampante a trasferimento termico possono diventare illeggibili con il passare del tempo.

Barcode Magazzino

Una nuova tecnologia, che sta diventando sempre più comune in questo contesto, sono le etichette elettroniche per gli scaffali. Qui la tecnologia e-ink è utilizzata per visualizzare le informazioni, in modo molto efficiente anche dal punto di vista energetico.

Quando un articolo è conservato in diverse unità di imballo, si può applicare un‘etichetta per ogni elemento.

In questo modo è possibile avere etichette diverse tra l‘imballo e l‘articolo.

Se viene ad esempio scansionato un cartone o un pallet, la quantità di imballo viene presa direttamente dall‘articolo.

Le diverse tipologie di etichette possono essere usate in contemporanea.

Sul mercato si trovano diverse forme di etichette. Quale sia il formato giusto per ognuno di voi, dipende da diversi fattori:

  • La dimensione degli articoli

  • La distanza di scansione

  • Necessità di avere ulteriori informazioni sull‘etichetta, oltre al semplice codice

Solitamente le etichette possono essere generate direttamente dal software ERP.


Dopo che la merce è stata etichettata ed eventualmente prenotata, la stessa può essere movimentata.

  • Il software vi aiuta a compiere queste attività.

Si scannerizza l'articolo della merce ricevuta, e il software vi suggerisce anche dove l’articolo deve essere stoccato.


Movimentare il magazzino con lettori barcode
Movimentare il magazzino con lettori barcode


Le merci possono essere immagazzinate o ritirate dal magazzino secondo diverse strategie:


First In – First Out

Il cosiddetto "metodo FIFO" significa che i prodotti che entrano per primi nel magazzino vengono anche tolti per primi. Questo approccio è ampiamente utilizzato ed è una delle strategie più comuni, in quanto può essere applicato in molti settori.


Last In – First Out

Questo metodo è spesso usato quando vi sono dei problemi di spazio del magazzino e la merce non è deperibile. Pensiamo, per esempio, a una lampada in un negozio di «Fai-da-te». Una lampada è ancora sullo scaffale e vengono consegnate delle nuove lampade che vengono impilate sopra all’ultima rimasta. L’ultima lampada impilata sarà quella venduta per prima. Quindi qui è stato applicato il principio "last in - first out".


First Expired – First Out

Questo metodo è ovvio per tutte le merci deperibili. Pensiamo ai prodotti alimentari, per esempio, ma anche alle medicine. La merce viene venduta nell'ordine che assicura che i prodotti che scadono per primi lascino anche il magazzino per primi.


Il magazzino dinamico

Nel magazzino dinamico, le nuove entrate di merci sono distribuite in modo casuale nelle posizioni di stoccaggio libere. L'obiettivo non è quello di creare il caos, ma piuttosto di garantire che i dipendenti o i veicoli del magazzino abbiano sempre solo brevi distanze dal prodotto richiesto a causa della distribuzione in diverse località. Ciò significa che il prodotto può lasciare il magazzino in modo particolarmente rapido, se necessario. Rispetto ad altre strategie di stoccaggio (ad esempio con bidoni o zone di stoccaggio fisse), in un magazzino dinamico si ottiene un utilizzo della capacità particolarmente elevato.

Indipendentemente dal fatto che lavoriate con posizioni di stoccaggio fisse o abbiate un layout di magazzino dinamico, il software può supportarvi e suggerirvi dove mettere la merce.


Prelievo

Il software può fare un ordinamento delle packing list secondo la strategia di prelievo desiderata in modo da garantire sempre un percorso ottimizzato nel magazzino.

Durante l'elaborazione, l'utente viene guidato attraverso il magazzino e ha sempre una panoramica aggiornata dello stato di prelievo.

Nelle immagini visualizzate sullo schermo potete vedere una tipica elaborazione di una packing list per mezzo di un software. Nell'immagine a sinistra l’addetto al magazzino vede quale articolo deve essere prelevato cronologicamente nel magazzino, e da quale posizione di stoccaggio.

Dopo la scansione del codice a barre dell'articolo, la quantità può essere confermata. Quando l'articolo viene selezionato, viene segnato in verde e spostato in basso; si passa quindi all'articolo successivo della lista.

In questo modo, la lista viene processata continuamente fino a quando tutti gli articoli sono stati scelti.

Alla fine del processo di prelievo, si possono inserire ulteriori informazioni, come ad esempio l'imballaggio e il peso.

A questo punto, la bolla di consegna può essere stampata automaticamente.




Prelievo

• I codici a barre facilitano il conteggio della merce nel processo di inventario.

• Nel processo di inventario si distinguono due modalità.

• La prima modalità è l'inventario in base a data di chiusura: di solito si fa a ridosso della fine dell'anno o all'inizio dell'anno successivo. Viene fatto un conteggio completo dello stock. Solitamente si conta per deposito e ubicazione.

• La seconda modalità è l'inventario continuo che può essere effettuato continuamente anche durante l'anno.

• Questa modalità può anche essere combinata con il processo di picking.

• Se un articolo è completamente evaso durante il picking, il sistema può chiedere conferma se lo stock è effettivamente 0, e viene fatto un inventario perpetuo con il livello di stock più basso possibile.


Sul magazzino potremmo scrivere ancora migliaia di parole perché è il cuore pulsante di un’azienda commerciale quindi chiudiamo rispondendo ad una domanda banale con un concetto semplice: perché oggi è sempre più importante avere un Magazzino Digitale?


Perché un magazzino ordinato e digitalizzato permette di essere veloci e precisi nelle consegne, risparmiando tempo ed evitando tantissimi errori dando così un vantaggio significativo rispetto ai competitors. Ormai le persone sono abituate a standard di acquisto e consegna sempre più veloci. Acquisti oggi e vuoi subito. Quindi se vogliamo alzare l’asticella del nostro business e competere in un mondo sempre più frenetico dobbiamo crescere e sfruttare al meglio le tecnologie.





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