Cos’è la WBS?
Un cantiere edile è, per sua natura, un microcosmo complesso e articolato. Un ambiente in cui si intrecciano infinite complessità e competenze. Un territorio articolato in cui è imperativo mettere ordine e organizzazione per portare a termine il lavoro. Ed è per questo che nasce la WBS (Work Breakdown Structure).
La WBS è uno strumento necessario ad ottenere la scomposizione analitica di un progetto in sotto parti elementari.
La logica della WBS è appunto quella di organizzare il lavoro in cantiere isolandone gli elementi per renderli più facilmente gestibili singolarmente. La WBS rende meno complessa la comprensione generale del progetto stesso e permette quindi di comunicare a tutti i soggetti coinvolti (stakeholder e intercettori) le singole fasi di lavoro e le attività da svolgere per il raggiungimento di un obiettivo: il completamento del cantiere.
La WBS, in genere, può essere applicata a qualsiasi tipologia di progetto, come ad esempio:
commessa edile
costruzione di un edificio
organizzazione delle attività di un cantiere
progettazione di un manufatto
etc.
Con la WBS, dunque, il progetto viene scomposto gerarchicamente in più componenti e livelli (ad esempio sotto obiettivi, attività e compiti specifici), caratterizzati da un grado di dettaglio sempre maggiore.
A cosa serve la WBS in cantiere?
La WBS non si limita a rendere più comprensibile la realizzazione di un progetto altrimenti complesso. La scomposizione gerarchica in sottolivelli di un progetto permette anche (o forse, soprattutto) di controllare l’avanzamento del progetto stesso. La capacità attraverso la WBS di poter suddividere con precisione organizzata il progetto in pacchetti di lavoro più piccoli, comporta il beneficio per rendere il progetto facilmente controllabile per tutti i partecipanti alla realizzazione. Intercettori e non solo.
Ciascun livello di scomposizione del progetto rappresenta porzioni sempre più dettagliate del progetto stesso. Il numero di sottolivelli non è però fisso e dipende dalla complessità del progetto originario. Di fatto la scomposizione in livelli termina nel momento in cui nell’ultimo livello gerarchico si ha un grado di dettaglio tale da:
descrivere univocamente il singolo lavoro da svolgere
permettere l’attribuzione della responsabilità esecutiva del lavoro
attribuire un compito ad una specifica persona o risorsa evitando duplicazione nell’attribuzione dei compiti;
Diventa quindi essenziale conoscere come utilizzare il modello di scomposizione WBS più vantaggioso a seconda del tipo di progetto che si sta sviluppando. Solo in questo modo si potrà comunicare in modo chiaro e comprensibile i contenuti attraverso le WBS, anche ai non addetti ai lavori.
Utilizzare la WBS in cantiere
Ormai abbiamo capito che la Work Breakdown Structure costituisce la base (o in ogni caso un grosso aiuto) per la gestione dei cantieri. Soprattutto quelli di una certa dimensione e complessità. Tutti i principali processi di pianificazione di un progetto prendono il via dalla WBS. Elaborarla e svilupparla, però, non è affatto facile. Richiede tempo, impegno e conoscenze.
In questi anni di attività come consulenti software per il settore edilizia, abbiamo parlato a diverse centinaia di imprese, grandi e piccole che fossero. La maggior parte di loro ci ha parlato delle difficoltà che hanno storicamente incontrato nell’affrontare la WBS. Gran parte delle quali era dovuta principalmente ad una questione di approccio. In particolare, quello che spesso mancava era la comprensione di doversi appoggiare ad uno strumento, un software in grado di permettergli di sviluppare la WBS. Un software che dovesse, in ultima istanza, rispettare tre principi fondamentali:
completezza: per individuare e includere tutte le componenti del lavoro da svolgere;
competenza: a livello di dettaglio e interesse per le analisi di cui si ha bisogno;
standardizzazione: per partire da un modello preimpostato a seconda del tipo di cantiere che si sta sviluppando per poi dettagliarlo sui propri bisogni
Vantaggi della WBS
La WBS, creata con il giusto strumento, non incide solo sull’operatività del lavoro, ma anche su tutti i processi di pianificazione, portando importanti ricadute e benefici per l’impresa edile:
Definire l’ambito del progetto. Con ERGO, la WBS permette di definire con chiarezza ciò che è incluso e ciò che è escluso nel progetto. La creazione della WBS facilita molto le interazioni con il cliente in quanto riduce il rischio di incomprensioni. In ERGO, infatti, è possibile creare due versioni di una stessa WBS (interna e per il cliente), mantenendole però collegate per poter fare analisi congiunte.
Calcolare i costi di progetto. Una WBS dettagliata aiuta infatti a determinare una stima di dettaglio dei costi in quanto parte dalle componenti elementari da produrre ed analizzare le task necessarie a realizzarle. Tutte le analisi di ERGO hanno a disposizione la WBS per analizzare in dettaglio i costi sostenuti e per raffrontarli con i costi previsti.
Schedulare un progetto. Anche la schedulazione di progetto può essere sviluppata solo dopo aver predisposto una WBS completa che comprenda tutte le attività. Ciò aumenta la probabilità che il progetto sia completato nei tempi previsti e che vengano rispettate le date di consegna concordate con il cliente. Infatti, nell’ordine cliente si possono indicare le date di INIZIO/FINE attività per determinare il budget temporale.
Definire i rischi di progetto. Quest’analisi parte da una pianificazione accurata dell’ambito e delle componenti di un progetto per comprendere in che misura eventi rischiosi possono incidere su tali componenti, quantificandone gli impatti. Pertanto, la WBS aiuta a comprendere l’articolazione del lavoro da svolgere e l’impatto dei possibili rischi su tali componenti. In altre parole, si fa ordine!
Controllare l’obiettivo. Una WBS ben definita aumenta fortemente la capacità di un’azienda di raggiungere gli obiettivi di progetto. Questo perché ci sono meno possibilità che il lavoro fondamentale venga omesso ed è più agevole qualificare e quantificare i tempi, i costi, le risorse coinvolte ed i rischi associati. I controlli puntuali che si fanno con le analisi di ERGO e con i WIDGET di cantiere facilitano il controllo per il raggiungimento di questi obiettivi.