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ERGO e la gestione dei documenti

Mai come ora la gestione del documentale nel settore edilizia è importante per controllare nel modo corretto i vari cantieri e non perdere informazioni importanti. Ma oltre alla questione organizzativa, la conservazione dei documenti è obbligatoria per legge.

I documenti in cantiere

Il cantiere è spesso un luogo in cui regna il caos: velocità di movimento, fornitori esterni, il committente che passa per controllare l’andamento dei lavori, artigiani che offrono la loro prestazione professionale…

In questo movimento continuo e spesso incontrollato, l’aspetto dei documenti in cantiere viene dimenticato o gestito in maniera superficiale o approssimativa.

Ma l’obbligo di legge prevede che la documentazione relativa al cantiere venga correttamente conservata per dieci anni, per rispondere ad eventuali controlli o contenziosi legali.


Come vengono gestiti i documenti?

Attualmente molte imprese gestiscono i documenti in modo disordinato, creando tante cartelle su server o in locale. In questo modo, però, diventa complesso e difficile cercare dopo anni un particolare file o un’immagine, soprattutto se non si possiede un metodo definito per creare e gestire l’archivio.

Ma l’aspetto del documentale di cantiere è centrale, soprattutto ora con i diversi bonus dedicati al mondo dell’edilizia attivi: la complessità del gestire più cantieri contemporaneamente è sicuramente aumentata negli ultimi anni ed è necessario gestirla in modo preciso e puntuale

Quale soluzione diventa la più corretta e semplice da adottare? Scopriamolo insieme!


Gestire il documentale di cantiere con ERGO

La funzione relativa al documentale all’interno di ERGO è pensata per sopperire alle problematiche della gestione di tanti documenti diversi che vanno mantenuti per anni e che possono servire a diverse figure per una consultazione o un controllo.

Oltre all’obbligo legislativo che sicuramente già costituisce un elemento necessario, i documenti sono utili per una memoria storica dei vari cantieri svolti.

Con ERGO gestire i vari documenti è molto semplice, senza dover controllare le diverse cartelle presenti su server, si può utilizzare il filtro di ricerca che trova i termini chiave (tag) in modo rapido e veloce.

Se ad esempio ci ricordiamo di un problema accaduto in un cantiere possiamo cercare quello specifico errore e trovare subito tutte le informazioni relative, comprese le eventuali immagini scattate con data e orario. In questo modo è tutto catalogato in modo preciso, senza perdere informazioni rilevanti a livello cantieristico e legislativo.


Dalla teoria alla pratica

In questo segmento di webinar, Alessio Moretti illustra com’è semplice cercare all’interno della sezione “documentale” di ERGO:


La sezione documentale è estremamente semplice da utilizzare dunque non è necessario un lungo periodo di formazione per gli utenti che poi ne avranno accesso.

La funzione di ricerca svolge la sua funzione esplorativa cercando all’interno di tutti i livelli di informazione, dalla descrizione al titolo, fino alla data di inserimento. Quindi basta inserire anche un minimo dettaglio e i documenti correlati in pochissimi secondi sono consultabili. Inoltre, è possibile definire anche l’importanza del documento inserito, in modo tale da poter filtrare successivamente anche basandosi sulla rilevanza del documento stesso.


Conclusioni

La gestione dei documenti può essere definita come un aspetto importante da tenere in ordine, con il giusto aggiornamento delle informazioni e la catalogazione da svolgere in piena sicurezza.

Come abbiamo analizzato nei paragrafi precedenti, ERGO può aiutare le imprese in modo concreto su questo aspetto in quanto aiuta ad organizzare tutto il documentale di cantiere in modo semplice, personalizzabile ed intuitivo.

Il documentale è un aspetto da tenere sotto controllo non solo per gli aspetti legislativi ma anche per costruire un archivio di tutti i lavori svolti dall’impresa, utile anche in fase di progettazione futura.



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