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I 3 fattori principali per scegliere il software gestionale per l'Office Automation

Ci sono 3 elementi che, più di altri, ci devono guidare verso la scelta del cambio di Software gestionale. È un ragionamento che vale per qualsiasi azienda, ma specialmente per il mondo della stampa gestita e dell’office automation.



Poniamo il caso di essere un’azienda di stampa gestita e di dover cambiare software gestionale. Lo vogliamo cambiare perché la nostra soluzione attuale non ci soddisfa pienamente o non ci permette di crescere o adottare i cambiamenti che il mercato ci richiede per restare competitivi. In ogni caso abbiamo capito che dobbiamo intraprendere questa strada. Adesso va capito cosa comporta percorrere questa strada e come possiamo farlo.

Lavorando nel settore del software ho spesso sentito paragonare il cambio di un ERP al matrimonio. Entrambe sono decisioni importanti, che ci condizionano per anni e che vengono prese solo dopo aver valutato numerosi aspetti. Per il matrimonio, questi aspetti spesso principalmente soggettivi. Per le aziende che invece vogliono cambiare il sistema ERP, fortunatamente, gli elementi da prendere in considerazione sono oggettivi. E tra questi ce ne sono 3 che hanno più peso degli altri.


Esperienza nel settore


Dire che il sistema ERP che stiamo scegliendo deve essere esperto nel nostro settore significa, sostanzialmente, che deve conoscere approfonditamente i processi del settore. Non solo a livello macroscopico, ma anche a livello dettagliato. Un sistema ERP, infatti, non è valido se riesce solamente a gestire agilmente il processo ordinario di un’azienda: acquisto; magazzino; vendita; consegna; assistenza; fatturazione. Il sistema ERP diventa utile all’azienda quando permette di gestire con immediatezza tutte le anomalie del processo. Tutte le particolarità dettate dall’azienda stessa o dai desideri dei clienti. (Per saperne di più, leggi perchè il software ERP dovrebbe gestire tutto il processo dell'azienda).

Assicurarsi che un software sia esperto nel settore può non essere banale. Non basta infatti contare il numero di clienti del nostro settore che già adottano questo strumento. Noi potremmo essere infinitamente più complessi del cliente medio di questo mercato. Per cui l’unico strumento che ci rimane per capire l’esperienza del software ERP è quella di valutare l’esperienza dei project manager che ci verrebbero affidati. Loro, infatti, sono lo specchio più diretto dello stesso software. I project devono essere in grado di capire le nostre esigenze con immediatezza calandole sui processi gestiti dal software stesso.


Scalabilità


È tanto vero che il software e i project manager devono essere esperti nel nostro settore, quanto è vero che, difficilmente, vorremo usare tutte le funzionalità del software ERP una volta adottato. Questi software nascono per risolvere un’esigenza specifica e poi si sviluppano e si ingrandiscono per gestire tutte le esigenze dei clienti che lo adottano. Dopo anni, quindi, il software diventa molto più capace di una qualsiasi azienda di gestire i processi in quel settore. Motivo per cui un’azienda non adotterà mai tutte le funzionalità dell’ERP in questione. Indipendentemente dalle sue dimensioni. Le sue persone non riuscirebbero ad adottarle.

Diventa quindi fondamentale assicurarsi che il software sia scalabile. Ovvero dobbiamo assicurarci che il progetto di cambio ERP possa essere ritagliato sulle nostre esigenze, limitandosi ai moduli e alle funzionalità che ci servono in prima battuta. Successivamente dobbiamo essere in grado di aggiungere moduli, funzionalità o processi in base a come evolveremo come azienda: nasce una nuova esigenza di analisi dati; apriamo un nuovo ramo d’impresa; cambiano le norme fiscali nel mio Stato o apro un mercato in un nuovo Paese.

Assicurarmi questo elemento mi permette, da un lato, di contenere i costi di progetto. Dall’altro di rendere molto più snella l’assorbimento del progetto da parte dei miei collaboratori.


Struttura solida


Abbiamo paragonato il cambio di un ERP ad un matrimonio per diversi, tra cui quello del tempo. Un’azienda non utilizzerà lo stesso ERP per tutta la sua vita, ma sicuramente lo farà per molti anni. La media italiana si attesta sui 10 anni. Ogni ERP resta attivo in azienda mediamente per 10 anni.

Ma l’ERP dipende dalla software house che lo sviluppa. Per questo diventa fondamentale in fase di cambio di un sistema ERP scegliere un’azienda solida. Per azienda solida, ovviamente, si intende:

  • Un’azienda con tanti anni di storia alle spalle

  • Un’azienda dalle dimensioni coerenti: non troppo piccola per sparire da un momento all’altro, non una multinazionale con cui non riusciremmo ad avere un rapporto diretto

  • Un’azienda dedita allo sviluppo di sé stessa e del software ERP.

  • Un’azienda radicata sul territorio

  • Un’azienda strutturata in modo da seguirci in ogni fase del nostro progetto di cambio ERP: installazione, setup, assistenza operativa, miglioramenti, ecc.


I fattori di scelta di un software ERP sono chiaramente più numerosi (interfaccia con altri sistemi, facilità d’uso, disponibilità su altri dispositivi mobile, integrabilità in altri flussi di lavoro, completezza dello strumento). In ogni caso, esperienza, struttura e scalabilità restano i 3 fattori principali per la scelta corretta di un nuovo ERP.

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