I 3 fattori chiave per scegliere il software gestionale per l’Office Automation

Ci sono tre elementi fondamentali che devono guidare la scelta del software gestionale ERP, soprattutto per le aziende che operano nel settore della stampa gestita e dell’office automation.

Immaginiamo una realtà che si occupa di stampa gestita e si trova di fronte alla necessità di cambiare ERP perché la soluzione attuale non risponde più alle esigenze di crescita o di adeguamento ai cambiamenti di mercato. In questi casi, capire le implicazioni e il percorso da seguire è essenziale per un’adozione di successo.

Nel mondo del software, il cambio ERP viene spesso paragonato a un matrimonio: una decisione che condiziona il futuro aziendale per molti anni e che richiede un’attenta valutazione di diversi aspetti. Tuttavia, mentre nel matrimonio contano fattori soggettivi, per la scelta di un nuovo ERP esistono criteri oggettivi che fanno davvero la differenza. Vediamo i tre principali.

Esperienza nel settore

Un ERP adatto alla stampa gestita deve conoscere a fondo i processi specifici del settore, non solo quelli generici. Un software valido non si limita a gestire i flussi standard (acquisti, magazzino, vendita, assistenza, fatturazione), ma permette di governare con immediatezza le particolarità e le eccezioni che caratterizzano ogni azienda e i desideri dei clienti.

Valutare l’esperienza di chi realizza la soluzione è fondamentale: non basta contare le referenze, ma occorre approfondire la preparazione dei project manager e il loro livello di comprensione dei processi. Soluzioni come Radix+ si distinguono proprio per la profonda conoscenza delle dinamiche tipiche della stampa gestita e per la capacità di adattarsi a realtà con esigenze anche molto complesse.

Scalabilità

Anche scegliendo un software e un partner esperti nel settore, è improbabile che si utilizzino tutte le funzionalità di un ERP fin da subito. È importante quindi che la soluzione sia realmente scalabile: il progetto di cambio ERP deve poter essere personalizzato sui bisogni reali dell’azienda, partendo dai moduli essenziali e ampliando successivamente le funzionalità in base all’evoluzione aziendale, come la nascita di nuove esigenze di analisi dei dati aziendali o l’espansione in nuovi mercati.

Questa impostazione riduce i costi iniziali e consente una migliore gestione del cambiamento da parte del team interno. Un ERP scalabile consente di integrare gradualmente nuovi moduli e processi, accompagnando la crescita aziendale in modo sostenibile.

Struttura solida

Il cambio di un sistema ERP è una scelta a lungo termine: mediamente un ERP resta operativo in azienda per almeno dieci anni. Per questo è fondamentale scegliere una software house strutturata e affidabile, che possa accompagnare l’azienda in tutte le fasi: dalla progettazione, all’installazione, fino al supporto post go-live e all’evoluzione futura.

• Storia e solidità finanziaria comprovata
• Dimensioni coerenti (né troppo piccola, né multinazionale lontana dalle esigenze locali)
• Dedizione allo sviluppo continuo della soluzione ERP
• Radicamento sul territorio e capacità di offrire supporto personalizzato
• Struttura organizzativa in grado di seguire ogni fase del progetto, inclusi miglioramenti ed evoluzioni future

Una scelta strutturata riduce il rischio e garantisce che il sistema adottato possa evolversi in linea con i cambiamenti dell’azienda e del settore, soprattutto quando si affrontano progetti di gestione avanzata della stampa gestita o implementazioni in contesti regolamentati.

Naturalmente, i fattori da valutare sono numerosi (integrazione con altri sistemi, facilità d’uso, disponibilità su mobile, completezza della soluzione), ma esperienza, struttura e scalabilità rappresentano la base per una scelta consapevole ed efficace.