Ci troviamo nell’era dell’impresa 4.0, della trasformazione digitale e continuamente vediamo concetti quali la digitalizzazione d’impresa, l’evoluzione dei processi o la connessione del dato. Sentiamo continuamente dire che le aziende dovrebbero inseguire la digitalizzazione senza tregua e rincorrere l’evoluzione tecnologica che galoppa alla velocità della luce. Concetti che cominciano già a stufarci e che ci fanno anche sentire inadeguati, ma che in realtà non abbiamo ancora compreso appieno. Cosa vuol dire infatti digitalizzarsi per un dealer nel printing? Cosa comporta per l’Office Automation la connessione al dato? Online troviamo migliaia di articoli che indicano cosa bisognerebbe fare, ma non come farlo. E spesso non viene neanche spiegato il motivo per cui bisogna fare una determinata azione.
Prendiamo un esempio su tutti: la Business Intelligence. È ormai chiaro a tutti che il dato è l’oro dell’era digitale. Più dati abbiamo, più felici siamo. Più integrazione c’è, meglio stiamo. E salvo gli estremismi, condivido in pieno il pensiero. Ma cosa comporta questo per l’azienda? Come faccio a raccogliere e analizzare i dati? E perché dovrei farlo?
L’obiettivo di questo articolo oggi è proprio quello di rispondere a queste domande. Capire concretamente cosa può fare la Business Intelligence e come possiamo scegliere la Business Intelligence giusta per la nostra azienda.
A cosa mi serve e cosa deve avere la mia la Business Intelligence
In questi anni di rivoluzione digitale ed evoluzione tecnologica la Business Intelligence ha seguito l’onda dei tempi, trasformandosi. Oggi la Business Intelligence è un sistema capace di dar nuova vita alle informazioni aziendali che altrimenti rimarrebbero latenti e invisibili. Ma è giusto far chiarezza. Con Business Intelligence, oggi, si intende quello strumento che riguarda i processi e i metodi per raccogliere, memorizzare e analizzare i dati tratti dalle operazioni o attività aziendali con l'obiettivo ultimo di poter prendere decisioni strategiche consapevoli. Tutti questi elementi vanno a creare una vista completa dell'azienda, aiutando le persone a prendere decisioni migliori e concretizzabili.
Riuscire a passeggiare nel labirinto delle innumerevoli possibilità offerte dai più sofisticati software di Business Intelligence non è cosa da poco. Per fortuna, in nostro soccorso arriva Gartner, la più autorevole società di ricerca e consulenza a livello mondiale nel settore dell’Information Tecnology. Gartner ha inquadrato le più importanti capacity che una piattaforma di Business Intelligence e Analytics deve assolutamente avere. Ciò ci consente di effettuare una comparazione facilitata tra strumenti già eventualmente in uso e strumenti proposti esternamente.
Gartner, in realtà, la fa abbastanza facile. Una piattaforma di Business Intelligence, per essere considerata all’altezza deve semplicemente avere tutto! Dalle attività di amministrazione all’auditing, dalla sicurezza alla capacità di consegna e distribuzione su cloud, per chiudere con la facoltà di acquisire e interconnettere dati provenienti da qualsiasi fonte.
In altre parole, una buona Business Intelligence deve permettervi:
Data mining: uso di database, statistiche e apprendimento automatico per svelare i trend in ampi set di dati. Dal più semplice andamento del fatturato, fino alla più complessa redditività per tipologia di contratto.
Elaborazione di report: condivisione delle analisi dei dati con i soggetti interessati, affinché possano trarre conclusioni e prendere decisioni.
Metriche e benchmarking delle prestazioni: confronto dei dati sulle prestazioni attuali con i dati storici, per monitorare le prestazioni rispetto agli obiettivi. Usualmente questa funzionalità rende al meglio con dashboard personalizzate o customizzate sul settore dell’azienda
Analisi descrittiva: utilizzo di analisi dati preliminari per comprendere cosa è accaduto fino ad ora.
Analisi statistica: partendo dai risultati dell'analisi descrittiva, si ottiene un’ulteriore esplorazione dei dati usando le statistiche. Questo permette di rispondere alla domanda “perché si è verificato questo fenomeno?” ma anche “Ricapiterà?”
Esecuzione delle query: interrogazione dei dati con specifiche domande, per cui la BI estrae le risposte dai set di dati. Sembra banale, ma fermatevi a pensare alla potenza dello strumento.
Visualizzazione dei dati: trasformazione dell'analisi dei dati in rappresentazioni visive, come grafici, diagrammi e istogrammi, per poter esplorare i dati attraverso le rappresentazioni visive, per comunicare informazioni al volo e seguire il flusso dell'analisi. Questa è senz’altro la funzionalità più scenografica, ma anche diffusa.
Data Drill Down: esplorazione dei dati attraverso più livelli. Ovvero la possibilità di poter partire dal dato aggregato (es. +10% fatturato semestrale) per capire quali singoli elementi lo hanno generato. In questo modo, posso aggregare il dato per renderlo più fruibile, ma non rischio di perdere nessuna informazione importante perché posso risalire alla radice del dato stesso.
ETL: Estrazione, trasformazione e loading dati in un Data Wharehouse. Ovvero il processo di raccolta dei dati da un numero illimitato di sorgenti (MIF, Managed Print Services, e-commerce, e via discorrendo) e della loro successiva organizzazione e centralizzazione in un unico repository.
È difficile scegliere quali siano, tra questi elencati, i punti più critici e importanti. Ma personalmente ritengo che l’ultimo sia fondamentale al fine di avere uno strumento che ci permetta di capire la nostra azienda a tutto tondo senza trascurare nessun dettaglio. Non si può impazzire nel cercare le informazioni che ci servono per prendere una decisione. La Business Intelligence può evitarlo.
Una volta capito che la Business Intelligence non è più solo uno strumento per raccogliere e visualizzare dati complessi, bisogna capire quale Business Intelligence ha senso comprare e perché.
Come scegliere la Business Intelligence corretta per la tua azienda
Questa può sembrare la domanda più difficile a cui dover rispondere, ma proseguendo con logica non dovrebbe essere troppo difficile. Sul mercato oggi esistono centinaia di software di Business Intelligence, quindi per fortuna non ci mancheranno le opzioni tra cui scegliere. Possiamo quindi procedere ad esclusione se le varie Business Intelligence non rispondono ai nostri criteri e non siamo costretti ad adeguarci.
Esistono sostanzialmente 3 aspetti sui quali dovremmo concentrarci lungo la nostra ricerca:
- Competenza
- Esperienza
- Integrazione
Competenza
Abbiamo definito le 9 caratteristiche fondamentali che la Business Intelligence deve avere per essere in grado di rispondere alle vostre esigenze. Ma questo resta un discorso generale e non è detto che per tutte le aziende queste funzionalità siano importanti allo stesso modo. Per qualcuno sarà più importante il punto relativo all’ETL a causa della sua architettura radicata. Per altri invece sarà più importante il Data Mining per poter capire come sta evolvendo la situazione. Per altri ancora sarà invece importante assicurarsi che la Business Intelligence sia disponibile in diverse lingue o con diversi diritti di accesso per garantire la riservatezza di certi dati.
Quando scegliamo una Business Intelligence dobbiamo assicurarci che sia in grado di rispondere alle nostre esigenze senza corposi interventi di modifica da parte del fornitore. Altrimenti, con buona probabilità, la Business Intelligence che abbiamo scelto non fa per noi.
Esperienza
La Business Intelligence deve essere esperta nel tuo settore. È facilissimo fare analisi sulle vendite e sul fatturato. Diventa più difficile fare analisi sulla redditività di un contratto costo copia. O sul consumo di un consumabile per determinati raggruppamenti di macchine.
Non tutte le Business Intelligence, infatti, sanno fare queste analisi. Semplicemente perché non è detto che abbiano conoscenza del dato che stanno trattando. Per questo è importante affidarsi a dei fornitori che conoscano e servano il vostro settore. Risparmierete tanto costo e tanto tempo, trovandovi già dei template di report pre-organizzati e pensati.
Integrazione
Le 3 caratteristiche fondamentali della Business Intelligence deve avere
È molto importante assicurarsi che la Business Intelligence che state scegliendo sia in grado di comunicare con il vostro ERP e con tutti gli altri software da cui volete raccogliere i dati. L’interscambio delle informazioni tra le varie sorgenti dati deve essere fluido, automatizzato e sicuro o si perde il senso della Business Intelligence. Non è necessario che i dati vengano aggiornati in tempo reale, ma nel settore della stampa gestita e dell’Office Automation è importante poter avere dati freschi e controllarli con frequenza.
Usare la Business Intelligence: punta sempre al risultato!
Avere la Business Intelligence giusta però, non è il risultato finale che vuoi raggiungere. Piuttosto p lo strumento con cui potrai raggiungerlo. Una volta ottenuta l’informazione di cui l’azienda necessita e il giusto strumento per interpretarla e capirla, il vero risultato lo otterrai mettendo l’informazione all’interno del processo aziendale nel più consono dei modi. Quest’ultimo passaggio, perciò, sarà il momento cruciale in cui i dati incontrano la creatività manageriale per tradursi in occasione di crescita economica e sviluppo aziendale. Per fare ciò sarà fondamentale che la piattaforma di Business Intelligence sia opportunamente collegata a tutti i reparti per garantire la massima diffusione, e la conseguente applicazione, delle informazioni ottenute.
Il dato da solo non basta. E non è sufficientemente comunicativo. È la capacità del manager, del proprietario o comunque del decisore che permette di esplodere il valore del dato.
Hai già trovato la Business Intelligence che fa per te?