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Quali sono i 5 KPI più importanti da tenere d'occhio nell'Office Automation?

Sempre più spesso sentiamo parlare di KPI, soprattutto legati al mondo dell’Office Automation, ma che cosa sono realmente? E, possono esserci utili davvero? La risposta è: assolutamente sì. In questo articolo vogliamo spiegare le motivazioni che ci portano ad affermare questa risposta, accompagnate da esempi concreti.


Cosa sono i KPI?

Partiamo dal significato del termine KPI: un indicatore chiave di prestazione (ICP), detto anche indicatore essenziale di prestazione (IEP), in inglese Key Performance Indicator o KPI è un indice dell'andamento di un processo aziendale.

I principali indicatori sono di quattro tipi:

  • indicatori generali: misurano il volume del lavoro del processo;

  • indicatori di qualità: valutano la qualità dell'output di processo in base a determinati standard (ad esempio, rapporto con un modello di output, o soddisfazione del cliente);

  • indicatori di costo;

  • indicatori di servizio, o di tempo: misurano il tempo di risposta a partire dall'avvio del processo fino alla sua conclusione.


Solitamente, i KPI vengono determinati da un analista, il quale esegue un'analisi dei processi a partire, quindi, dall'esigenza dei vertici (analisi top-down), oppure dai fattori elementari del processo (analisi bottom-up).


Non tutti i processi si prestano ad essere analizzati con i KPI e, in generale, si valuta quest’opportunità con una scala di robustezza che prende in considerazione, tra gli altri, la facilità di comprensione, il costo dell'informazione, la significatività, la strutturazione e la frequenza di cambiamento del dato.


Un altro modello di verifica della robustezza è dato dalla strutturazione di una particolare tabella, che mette in relazione i KPI con i fattori critici di successo (o CSF, dall'inglese Critical Success Factor), aree di particolare rilevanza all’interno del business.


Dopo aver chiarito il significato del termine KPI, la cosa che viene spontanea chiederci è: come posso sfruttare questi KPI nel mio lavoro?


A cosa servono realmente i KPI?


Caliamoci ora nella nostra realtà e cerchiamo di capire come si può sfruttare un concetto così ampio e riproporlo nelle attività di lavoro.


Cerchiamo di semplificare estremamente il concetto: proviamo ad immaginare che questi KPI siano dei semplici ALLERT.

Nel nostro lavoro quotidiano, senza accorgercene, teniamo monitorati tantissimi processi perché dobbiamo essere sempre pronti ad intervenire nel caso in cui si crei un problema o un’anomalia. Questo, solitamente, lo facciamo eseguendo delle azioni di controllo, come statistiche, liste, esportazioni e lavorazioni.


Utilizzare dei KPI è come avere delle "sentinelle" che controllano costantemente i processi che ci interessano maggiormente e ci avvisano quando qualcosa sta andando storto o, semplicemente, ha bisogno di più attenzione o di un intervento.


Questo è stato l’obiettivo che abbiamo voluto raggiungere con Radix per gestire in maniera efficiente tutti i processi aziendali. Nella prat

ica, in Radix è come se ci fossero dei semafori che ci monitorano costantemente l’andamento di un processo.

Inoltre, ogni reparto aziendale o, addirittura, ogni persona ha la possibilità di scegliere quali sono i KPI più importanti per lui o lei e le cose da tenere sotto controllo.


L'importanza dei KPI nel mondo dell'Office Automation

Facciamo alcuni esempi di KPI che ci vengono richiesti maggiormente da parte dei nostri clienti.


L’esempio classico legato al settore dell’Office Automation è sapere se il mio sistema di monitoraggio delle macchine in MIF sta funzionando correttamente; quindi, un KPI molto utile e richiesto riesce a soddisfare la seguente esigenza: sapere quali sono le macchine non monitorate da almeno 5 giorni.

Una volta impostato il KPI, ecco che il mio indicatore diventerà rosso quando una o più macchine in MIF non stanno comunicando da più di 5 giorni. Con un semplice click, riuscirò ad avere la lista di tutte le macchine appartenenti a questa situazione.


Passiamo ora al reparto commerciale: l’esempio di KPI più richiesto è sapere quali sono i contratti in scadenza nei prossimi 2-3 mesi.

Questo viene richiesto per i clienti, ma è importantissimo soprattutto per i prospect. Nel mondo dell’Office Automation, i contratti sono di media-lunga durata e un buon commerciale conosce la scadenza dei contratti dei propri prospect. Ecco che, per poter intervenire e spingere nei tempi giusti, deve organizzarsi per tempo e compiere una serie di azioni nei mesi precedenti alla scadenza del loro contratto con il competitor. Quindi, l’importanza di avere una lista sempre aggiornata permette di muoversi tempestivamente senza perdere occasioni importanti.


Facciamo ora un salto nel reparto amministrativo, dove le cose da controllare e tenere monitorate sono molteplici, importantissime e spesso con scadenze ben precise.

Riportiamo anche qui degli esempi pratici: un KPI che all’apparenza sembrerebbe banale, ad esempio, è: quali sono le anagrafiche non complete? In questo caso, le cose da monitorare possono essere una o di più, ad esempio riconoscere quali sono i clienti con codice pagamento RIBA senza la banca indicata. E da qui, largo alla fantasia.


Quali contratti si devono fatturare questo mese? Perché controllare e filtrare ogni volta le stesse cose quando, in un solo click, posso avere già la mia elaborazione preparata, pronta e corretta? Questo permette di non perdere tempo ed evitare tantissimi errori e dimenticanze.


L’ultimo KPI da riportare, perché crediamo che tutte le aziende dell’Office Automation dovrebbero avere questo processo sempre sotto controllo, è: quali sono le macchine che stampano sotto o sopra la media ACV?

Questo è un dato importantissimo, perché tenendolo monitorato si riesce a capire se c’è stato qualche errore nel dimensionare la fornitura al cliente e, di conseguenza, se si deve intervenire con qualche azione commerciale specifica.


Organizza al meglio la tua azienda!


Questi sono solo 5 esempi importanti di KPI che vengono richiesti spesso dalle aziende che lavorano nel settore dell'Office Automation, ma da qui si apre un mondo. Basti pensare a qualsiasi cosa che ci possa servire per semplificarci la vita lavorativa.


Potrebbe essere una cosa banalissima, ma che permetterebbe sempre di evitare un determinato errore. Oppure, potrebbe anche essere qualcosa di molto complicato, solitamente da dover fare a mano, ma che una volta automatizzato permetterebbe di risparmiare tantissimo tempo.


I KPI risultano essere davvero utili, bisogna però prestare attenzione a non abusarne, perché, d'altra parte, avere troppi indicatori colorati sott’occhio non permette poi di dargli il giusto peso e la giusta attenzione. Quindi, come sempre, vige la legge del “pochi ma buoni” … per il resto, non poniamoci limiti e largo alla fantasia!



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