Ciò che distingue un ERP da un gestionale è soprattutto il livello di integrazione con tutti i processi aziendali e la conseguente capacità di elaborare i dati e proporre azioni e soluzioni, controllare i flussi e fornire dati di sintesi utili per le scelte strategiche aziendali.
Che differenza c'è tra un software gestionale e un ERP?
Mentre un software gestionale tende soprattutto a raccogliere e consuntivare informazioni nelle diverse aree di gestione (amministrazione, produzione, ecc.), un ERP è parte integrante e direttore d’orchestra dei flussi organizzativi dell’azienda: li controlla, li gestisce e propone anche cosa fare e quando è consigliabile eseguire certe attività. Un ERP è in grado, ad esempio, di proporre cosa e quando acquistare i consumabili, da quali fornitori, e quando e come informare la forza vendita sui contratti di noleggio in scadenza. Per poter fare questo l’ERP utilizza ovviamente molte più informazioni: ad esempio quali multifunzioni in un pool di macchine sono sovra o sottodimensionate, componenti di ricambio o materiale di consumo da ordinare per rispettare le consegne, quali le giacenze dei magazzini lungo l’arco temporale, la pianificazione degli interventi tecnici, i bilanci di redditività, ecc.
L’introduzione di un ERP in azienda è in genere un momento molto importante per la crescita o il rilancio della stessa, anche perché coinvolge contemporaneamente tutti i reparti aziendali e rappresenta un investimento a medio-lungo termine (in genere oltre 7 anni).
Se mi chiedessero cosa converrebbe adottare tra un software gestionale ed un ERP, personalmente, non avrei alcun dubbio. Soprattutto il un settore complesso come quello della stampa gestita. L’ERP vince a mani basse.
La scelta della soluzione più adeguata è, in ogni caso, un processo decisionale che richiede un’analisi strategica approfondita, un percorso che parte in genere con l’individuazione degli obiettivi di business e con la mappatura dei flussi informativi. Sono sostanzialmente 4 i punti cardine della scelta del software per la stampa gestita.
Copertura funzionale
Tecnologia
TCO (Total Cost of Ownership)
Capacità evolutiva
1. Copertura funzionale
Il primo passo nel processo di analisi di un ERP è la verifica del livello di supporto delle funzionalità richieste.
L’analisi della copertura funzionale deve quindi considerare 3 aspetti:
Mappatura dei processi
Completezza della soluzione
Configurabilità e Flessibilità
Mappatura dei processi
Per poter verificare se una soluzione ERP copre tutte le funzioni che sono attualmente necessarie per la vita dell’azienda è innanzitutto necessaria una preventiva mappatura dei processi organizzativi attuali e delle esigenze di evoluzione degli stessi. Il grado di approfondimento di questa mappatura dipende ovviamente dalle dimensioni e dalla complessità aziendale, ma in generale è soprattutto importante individuare quali sono gli elementi più specifici e più critici che caratterizzano l’organizzazione dell’azienda. In altre parole, non basta fermarci ai processi “standard”. Bisogna pensare anche alle criticità occasionali che sono emerse in passato:
- alienazione di una multifunzione da un contratto Pool
- Info clienti: parco macchine (livelli toner, margine di contribuzione ecc.)
- Scarico pezzi di ricambio direttamente in loco da parte del tecnico
- Calcolo contratto con dati finanziaria
- Pacchetti valore per gestione tariffe junior e senior
- Reintegro dei toner in automatico
- Creazione automatica di un cespite
- Gestione password infrastruttura
Giusto per citare qualche caso sensibile per aziende di stampa gestita e office automation.
Completezza della soluzione
La seconda fase consiste nel verificare se le funzionalità standard dell’ERP coprono il 100% dei flussi organizzativi e le attuali esigenze di business.
Dalla precedente mappatura dei processi si può comprendere quali sono i moduli software che devono essere presenti al primo “go live” e quali invece potranno eventualmente essere implementati in un secondo tempo.
Anche in quest’ottica, oltre che per una generale pulizia e ingegneria della struttura funzionale del prodotto, è preferibile un ERP completamente modulare, composto cioè da moduli completamente integrati fra loro ma anche in grado di lavorare in modo indipendente e di essere installati in momenti successivi, secondo un piano di crescita graduale.
Tra le funzioni presenti nell’ERP è inoltre oggi importante verificare che siano già presenti moduli di CRM, Work Flow, e Business Intelligence, molte volte considerati erroneamente solo software accessori e complementari di cui occuparsi eventualmente in un secondo tempo.
Configurabilità e flessibilità dei processi di business
La configurabilità del software ERP è quell’elemento che in molti casi consente di arrivare a coprire il 100% delle esigenze aziendali, aggiungendo alle funzioni standard dell’ERP quelle eventuali ulteriori funzioni che possono essere utili per la gestione ottimale di ogni specifica azienda.
Nel caso in cui la soluzione ERP sia già sufficientemente completa e riesca a coprire il 100% dei processi aziendali, è in ogni caso utile tenere conto che le esigenze di business e i relativi flussi informativi possono cambiare nel corso della vita dell’azienda. Spesso succede che si apra una nuova business unit con processi in tutto o in parte diversi da quelli precedentemente strutturati. Processi che però l’ERP deve essere in grado di gestire.
In quest’ottica è quindi sempre preferibile un ERP che non solo sia altamente configurabile, ma che riesca già a supportare un variegato tipo di organizzazioni, come ad esempio soddisfare le esigenze gestionali di imprese che operano nei più diffusi ma differenti settori di business.
2. Tecnologia
Molti ERP sono stati a suo tempo sviluppati per l’organizzazione delle grandi imprese, quindi con un concetto di flusso a volte monolitico, poco incline ad essere adattato a realtà più flessibili, veloci e dinamiche come quelle caratteristiche del tessuto imprenditoriale italiano, composto invece per lo più da imprese di medie e piccole dimensioni. Per la maggior parte delle realtà italiane questi tipi di sistemi, oltre che costosi, non si rivelano neanche efficienti. Possiamo avere lo strumento migliore del mondo, ma se il processo viene gestito in modo così complesso da essere rifiutato dai nostri utenti, allora lo strumento è inutile.
Negli ultimi tempi la recente iperbolica evoluzione delle tecnologie dell’ICT (Information & Comunication Technology), e in particolare di quelle legate al Cloud, con la parallela proliferazione di dispositivi che consentono di essere collegati in tempo reale, sta giocando un ruolo importante anche nella scelta di un ERP.
Alcuni sistemi si sono infatti evoluti più in fretta di altri e riescono a utilizzare in pieno tutto quanto è disponibile a livello tecnologico, consentendo un’interazione con l’azienda che non ha più confini né locali né temporali.
Sono quindi nati i cosiddetti ERP di seconda generazione (o “Extended ERP”), che consentono al software centrale dell’impresa di dialogare in modo semplice e immediato con tutta la filiera produttiva e commerciale: clienti, agenti, tecnici, fornitori, filiali, ecc.
Questo dialogo può avvenire nei modi più convenienti per le diverse situazioni, utilizzando quindi i vari dispositivi “mobile” oppure facendo interagire direttamente i diversi software aziendali.
3. Capacità evolutiva
Come si è detto la scelta di un ERP è un investimento a medio-lungo termine. Tra i criteri di scelta di un ERP, oltre alla copertura funzionale e all’aggiornamento tecnologico, è quindi importante non trascurare anche la potenzialità evolutiva del prodotto, e conseguentemente verificare la storia, la strategia e la capacità di investimento in ricerca e sviluppo da parte del fornitore.
La capacità evolutiva deve quindi essere vagliata non verificando quanto il fornitore abbia come propria mission il futuro del prodotto, ma anche se la struttura è sufficientemente solida da poter assorbire questa volontà. Per accertarsi di questo dobbiamo considerare 4 elementi principali:
1. storia di evoluzione funzionale e tecnologica del prodotto,
2. storia della compagine sociale,
3. solidità aziendale,
4. percentuale di fatturato destinata negli anni alla ricerca e sviluppo.
4. TCO (Total Cost of Ownership)
Poiché il ciclo di vita di un sistema ERP è generalmente superiore ai 7 anni l’impegno per la sua scelta e la sua introduzione in azienda è superiore a quello di un semplice gestionale.
Il TCO comprende quindi le stesse tipologie di costi, ossia licenze, canoni di manutenzione, fasi di configurazione, migrazione dati, test, avviamento, formazione, assistenza, ecc., ma con dimensioni e possibilità di spalmatura su un arco temporale più ampio.
La somma di questi costi (TCO) risulta infatti in genere inferiore a quella che si avrebbe continuando a utilizzare software non integrati, non propositivi, funzionalmente e tecnologicamente non aggiornati, probabilmente su piattaforme differenti (e quindi con costi di hardware e software di base ridondanti), non dialoganti con la propria filiera produttiva e commerciale, e la cui capacità evolutiva è limitata nello spazio e nel tempo.
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