WhatsApp è uno strumento che utilizziamo ormai con facilità tutti i giorni: chat, messaggi vocali, scambio di immagini e video costituiscono una vera e propria mole di informazioni che troviamo comodamente nel nostro smartphone. Ma può essere utile anche per la gestione del cantiere? Analizziamo di seguito vantaggi e problematiche.
WhatsApp e cantiere: un rapporto complicato
Ogni giorno il capocantiere ha molte operazioni da svolgere: organizzare il lavoro di dipendenti, fornitori, artigiani, subappaltatori, gestire il coordinatore sicurezza esterno, RUP, direzione lavori… senza dimenticare il cliente che vuole apportare all’improvviso delle modifiche!
In questo “caos” quotidiano WhatsApp sembra una soluzione semplice ed efficace per gestire con più velocità e meno passaggi intermedi alcune procedure.
Ma facciamo un esempio concreto: ipotizziamo la necessità di ulteriore materiale in cantiere con una certa urgenza. Inoltrando la richiesta con WhatsApp all’ufficio acquisti, in realtà, farò perdere del tempo prezioso ai colleghi, che poi dovranno integrare la mia richiesta “informale” inviata con WhatsApp al gestionale. E se per caso non sono stato sufficientemente preciso nella mia richiesta mi riscriveranno o mi chiameranno ritardando l'arrivo dei materiali. Se poi moltiplichiamo questa semplice operazione per molti cantieri che contemporaneamente sono attivi, è facile capire come il margine di errore, lo stress, la confusione e i vari ritardi si accumuleranno vertiginosamente.
Altri addetti ai lavori utilizzano sistemi alternativi, come ad esempio Google Drive® o Dropbox®: cloud dove inserire le informazioni ogni giorno, condividendole con i colleghi.
Anche qui, però, potrebbe esserci qualche problema: un collega per sbaglio cancella qualche file; in un momento particolarmente carico il cloud si riempie rendendo impossibili nuovi salvataggi di file…
Questo avviene perché WhatsApp è una app di messaggistica, Google Drive® e Dropbox® sono applicativi cloud che nascono per raccogliere file ma non sono pensati per rispondere a particolari necessità di chi gestisce il cantiere. Dunque, quale soluzione adottare?
Le App per la gestione del cantiere, una nuova prospettiva
Una risposta a questa domanda, per fortuna, c’è: le App per la gestione di cantiere.
Con queste applicazioni è possibile, da smartphone, redigere il giornale di cantiere, vedere con una rapida occhiata la panoramica del cantiere, lo stato dei lavori, consultare il documentale, richiedere materiale, mezzi e persone direttamente con gli uffici preposti, condividere velocemente immagini e documenti. Tutte queste operazioni arrivano direttamente al gestionale e agli altri colleghi di riferimento, come l’ufficio acquisti, ufficio tecnico, amministrazione…
Nessun inserimento manuale necessario, nessun minuto sprecato!
L’app di cantiere è, in sintesi, l’anello di congiunzione che mancava: mette in comunicazione in modo rapido il cantiere e gli uffici, integrandosi al gestionale e facendo risparmiare tempo, risorse e pazienza a tutto il team.
Inoltre, gli accessi riservati alle diverse aree di competenza (amministrazione, fatturazione, documenti…) possono essere definiti fin da subito, agevolando la visione dei dati di interesse ad ogni persona. I dipendenti potranno vedere la loro area di competenza, le informazioni di loro interesse senza poter modificare o utilizzare strumenti dedicati ad un altro team.
Altri aspetti da non sottovalutare rimangono la sicurezza e la riduzione della percentuale di errore: le informazioni arrivando direttamente al gestionale non sono inserite manualmente, non vengono dimenticate o perse e sono più sicure.
WhatsApp “nì”
Dopo le varie considerazioni precedenti, torniamo alla nostra domanda iniziale: WhatsApp è lo strumento giusto per la gestione del cantiere? Può essere una valida soluzione?
La risposta potrebbe essere un “nì”, mixando un sì e un no, in quanto fa perdere tempo prezioso, non è sicuro e c’è un alto rischio di dimenticanze o di errori. La richiesta tramite WhatsApp non riesce a raggiungere direttamente il gestionale; quindi, la comunicazione tra i vari team è solo apparentemente semplificata. Non esiste fluidità, non esiste integrazione.
Le app di cantiere, invece, rispondono al meglio alle esigenze del capocantiere e delle varie squadre di lavoro, anticipando e semplificando tutte le necessità, le routine e le emergenze della “vita di cantiere”. Poter caricare documenti, i rapportini di cantiere, i DDT, fatture e molto altro direttamente da smartphone è sicuramente la soluzione ottimale.
WhatsApp può essere dunque utilizzato, ma tenendo sempre presente il suo scopo principale: la messaggistica. Qualche esempio? I messaggi informali a colleghi, una bella chat di gruppo con qualche proposta di attività di team building…