Come si può illustrare l’enorme quantità di benefici che si possono trarre da un’efficace integrazione tra reparti aziendali? Attraverso un tema sempre più sentito e fondamentale per migliorare l’efficienza della propria attività: la collaborazione.
L'importanza della collaborazione
Se cerchiamo nei vari vocabolari il significato del verbo “collaborare”, troviamo queste definizioni:
Dare il proprio contributo a un'impresa, un'attività o un progetto; partecipare;
Cooperare con qualcuno per la realizzazione di qualcosa, lavorare insieme.
Ecco, partiamo proprio da quest’ultima definizione: cooperare con qualcuno per la realizzazione di qualcosa, lavorare insieme.
Per quanto possa sembrare un concetto banale, spesso non è quello che succede realmente nelle aziende. Non parliamo di "fare team" come ormai sentiamo da anni, ma che i vari reparti di ogni azienda contribuiscano al lavoro dei propri colleghi semplicemente facendo il proprio di lavoro. E in che maniera si può ottenere questo? Seguendo questi 3 semplici punti:
Mobilità
Condivisione
Controllo
Mobilità
La mobilità ci ha fatto affrontare il primo tassello dell’evoluzione digitale e questo ci ha fatto percepire che non dobbiamo legarci al metodo di lavoro utilizzato in passato, ma dobbiamo cambiare per migliorare. La mobilità ci permette di acquisire e inserire un dato direttamente sul luogo dove ci troviamo e questo porta significativi miglioramenti in termini di qualità e tempestività.
Riportiamo un paio di semplici esempi: l’agente che fa un ordine davanti al cliente, magari si fa fare la firma sul tablet ed in tempo reale arriva l’ordine sia in amministrazione che dal cliente.
Oppure, il tecnico esce a fare un intervento e tramite il proprio Device può avere a disposizione tutto il materiale e le informazioni che gli servono per chiudere il ticket, senza dover preoccuparsi di cose che non sono di sua competenza perché sono già all’interno del sistema.
Perciò, la mobilità porta con sé molti vantaggi e dei punti da affrontare e risolvere.
Quali sono questi vantaggi?
Aumento della produttività (circa il 13% in più)
Ottimizzazione di tempo (7 giorni guadagnati per ogni collaboratore che lavora in modo “smart”)
Vendite online (aumento del fatturato)
Tempestività nell’azione
Condivisione
Visto che i clienti sono sparsi sul territorio, si ha continuo bisogno di avere sempre sottomano documenti, listini, manuali, schede tecniche, fatture, dati per poter essere vincenti.
Bisogna saper dare risposte veloci e certe, affrontare con certezza le problematiche e le necessità per riuscire a risolverle e poter proseguire nei lavori. Questo si fa solamente con tutte le informazioni necessarie a portata di mano.
Dobbiamo condividere in tempo reale queste informazioni con tutti gli attori e, utilizzando degli strumenti efficaci, trovare il giusto collante tra tutti i collaboratori consentendo la completa ottimizzazione del lavoro.
I vantaggi della condivisione sono tanti:
Velocità nel passaggio delle informazioni
Aggiornamento continuo e costante
Riduzione degli errori
Abbattimento delle frontiere della distanza
Allineamento sullo stato dell’arte sempre on line
Limitazione delle inefficienze legate ai documenti mancanti
Controllo e qualità
L’insieme dei punti precedenti ci porta al raggiungimento dell’obbiettivo principale.
Con la mobilità e la condivisione dei dati si raggiungono obiettivi qualitativi di controllo.
Questi elementi portano alla qualità, ciò significa che chi rileva il dato direttamente nel contesto in cui sta lavorando (magazzino, cliente, etc.), riesce a fornire i dati in modo tempestivo, con estrema qualità e dettaglio, rendendo il dato chiaro e certo.
Facciamo un unico esempio: quanto tempo perde l’amministrazione ad inserire e controllare tutti i dati che arrivano dai vari reparti?
Ordini che arrivano dal reparto commerciale (cercando di comprendere tutte le note e le condizioni contrattuali fantasiose di ogni agente);
Ticket che arrivano dai tecnici (in cui c’è scritto tutto manualmente, non si riesce a capire di chi è l’intervento, chi l’ha effettuato, se è da contratto o a pagamento);
Centinaia di telefonate di tutti i collaboratori dei vari reparti perché non hanno tutte le informazioni che necessitano, o non hanno un documento a disposizione, o semplicemente hanno bisogno di un chiarimento.
Pensate solo a tutto il tempo che si perde a reinserire le moltitudini di informazioni nel gestionale, con una possibilità altissima di errori di trascrittura che, a loro volta, porterebbero ad ulteriori azioni indispensabili a risolvere il problema.
Se io, come imprenditore, riesco ad integrare con un unico strumento tutti questi reparti, ho raggiunto un obbiettivo importantissimo: la qualità!
Non solo la qualità del servizio che riesco a dare ai miei clienti, ma anche la qualità di vita dei miei collaboratori, che invece di rincorrere i problemi e crearne altri ai colleghi devono semplicemente pensare al proprio lavoro avendo tutto l’occorrente a disposizione.
Il segreto è l'integrazione
Tutto questo può sembrare un’utopia, perché voi starete già pensando: i miei tecnici non sarebbero in grado, il mio agente è sempre disordinato e non ha tempo, la mia impiegata non è più giovanissima… etc.!
Queste sono le scuse che sentiamo ormai da più di 20 anni.
La verità è che bisogna cercare di cambiare innanzitutto la propria mentalità e far passare un concetto semplice: se tutti collaboriamo e facciamo un piccolo sforzo in più inserendo il nostro dato bene e nei tempi corretti, lavoreremmo tutti meglio e probabilmente anche un pochino di meno, ma soprattutto senza lo stress quotidiano legato alla rincorsa ai problemi.