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Come gestire le KPI per ottimizzare il tuo lavoro quotidiano

Dati, dati e ancora dati: ogni giorno vengono raccolte e aggiornate moltissime informazioni preziose nel gestionale. Ticket, lavori in corso, scadenze di contratti, nuovi clienti, noleggi, richieste ai fornitori sono solo qualche esempio di ciò che cambia continuamente.

Diventa fondamentale gestire e controllare gli aspetti più significativi e “urgenti” a livello quotidiano, in modo semplice e veloce per evitare di… smarrire la retta via!



Che cosa sono le KPI e perché aiutano il lavoro quotidiano?

KPI è un acronimo inglese che sta per Key Performance Indicator e in parole semplici possiamo dire che sono dei veri e propri indicatori chiave, fondamentali per gestire e valutare l’andamento della propria attività.

Sono molto utili perché aiutano a tenere sotto controllo tutti gli aspetti sensibili del lavoro giorno per giorno, per evitare brutte sorprese come scadenze non rispettate, costi incontrollati e clienti insoddisfatti. Ma non solo: servono anche per la supervisione dei clienti e la programmazione futura delle attività da svolgere.

Leggendo le righe precedenti qualche lettore penserà che sia quasi banale. Forse in parte è così ma in questi anni, parlando e confrontandoci costantemente con i nostri clienti, abbiamo capito che spesso i dati raccolti non vengono valorizzati: rimangono lì, in attesa che qualcuno li consulti e dia loro un senso. Le KPI servono proprio ad evitare questo: semplificano, focalizzando l’attenzione sugli aspetti più importanti da tenere sotto controllo, senza dispersioni di tempo (e pazienza!).


Radix: una dashboard su misura

Immaginate il vostro arrivo in azienda il lunedì, sotto una pioggia scrosciante: l’umore non è dei migliori, a causa del ricordo ancora vivido di un bellissimo weekend appena passato in pieno relax.

Va oltre le nostre competenze promettervi una giornata scoppiettante ma con Radix la serenità è garantita: è possibile visualizzare subito, in modo semplice e immediato come nel cruscotto della nostra auto, le KPI più interessanti, così da riuscire a programmare le attività settimanali senza perdere tempo.

Ma passiamo a qualche esempio concreto: è possibile creare una dashboard dedicata al “Service Management” e visualizzare alcune KPI importanti come gli interventi pianificati, le macchine con interventi doppi in un arco di tempo definibile a scelta, la media delle macchine inattive e quanto tempo passa dalla chiamata del cliente alla chiusura del ticket. Tutti elementi importantissimi per garantire ai clienti un’assistenza perfetta, senza dimenticare di tenere d’occhio i costi e il carico di lavoro generale del team.

Se invece pensiamo alle KPI del reparto amministrativo, sicuramente sono interessanti il controllo della completezza delle anagrafiche di clienti e fornitori, la visualizzazione delle fatture ancora aperte, degli insoluti.

Per chi si occupa di gestire il parco macchine diventa importante capire l’ACV, fare un check delle copie mensili, capire quali macchine stanno lavorando troppo o troppo poco, quali hanno bisogno di ripetute assistenze e così via.

Possiamo dunque concludere che ogni singolo reparto ha necessità di tenere sotto stretto controllo KPI diverse e Radix permette proprio di fare questo! Ogni utente in Radix può scegliere quali indicatori vedere nella propria dashboard: i dati necessari per svolgere le proprie mansioni, immediatamente disponibili.


KPI… ma senza esagerare!

Un ultimo consiglio che ci sentiamo di dare, basandoci sulla nostra esperienza, è il non esagerare con le KPI inserite: una volta creata la dashboard con le informazioni fondamentali diventa facile farsi prendere dall’entusiasmo e voler monitorare tutto! In questo modo, però, perdiamo chiarezza e lucidità ma soprattutto rendiamo tutte le informazioni di pari priorità, cosa che può diventare molto pericolosa.

Le icone semaforo in verde/giallo/rosso ci indicheranno, con parametri definiti dall’utente, la nostra soglia d’allarme: in questo modo non dovremo più gestire tutto in modalità emergenziale e manuale ma sarà possibile gestire una programmazione continua e un monitoraggio preciso e puntuale.

Ora che abbiamo descritto ampiamente, anche con qualche esempio, a che cosa sono utili le KPI e quali vantaggi concreti portano al lavoro di tutti i giorni vi chiederete “ma come si creano?”. Con Radix è davvero semplice e veloce, clicca subito qui:



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