Il cambio ERP spaventa tutte le imprese: le preoccupazioni principali sono le tempistiche, le risorse ed energie che le singole persone dovranno investire.
Ma come nasce un progetto ERGO ME? Di quali fasi è costituito? Scopriamolo insieme.
Le fasi preliminari
Un nuovo ERP porta a cambiamenti e nuove decisioni interne da definire nell’impresa ed è causa di malumori e squilibri. Di fondamentale importanza è comprendere che questo cambio porterà inevitabilmente ad una modifica (più o meno grande) dei processi aziendali già in essere, non escludendo l’inserimento di nuovi processi.
Nella fase commerciale di conoscenza reciproca e di trattativa è corretto parlare in modo onesto, chiaro e trasparente degli step successivi, per non creare false aspettative. Il percorso va illustrato nel modo più dettagliato possibile, per comprendere quali e quante saranno le figure coinvolte e le tempistiche e relazioni che nasceranno in questa collaborazione.
Una delle preoccupazioni più grandi durante la trattativa è la paura di non farcela, di avere nel frattempo problematiche urgenti ed impreviste da risolvere, gestire la formazione delle persone, prevedere correttamente quanto tempo e risorse impiegare nel progetto.
Cambio di ERP: un dialogo a più voci
Non lo negheremo in questa sede: il cambio ERP è un periodo difficile per le imprese. Ma lo sforzo iniziale viene ripagato in breve tempo, già dai primi mesi d’utilizzo dello strumento.
Un progetto ERGO ME, salvo casistiche particolari, viene realizzato all’incirca in un arco di tempo tra i 4 e i 7 mesi: questo intervallo di tempo si restringe o si dilata a seconda delle richieste, dei bisogni, delle persone, della dimensione, delle aspettative, dei processi e delle peculiarità di ogni singola impresa.
Ma passiamo ora alla fase operativa: cosa succede dopo la firma del contratto?
Innanzitutto, viene richiesto un referente aziendale: un punto di riferimento interno all’azienda che possa dialogare con il team di progetto per tutta la durata del percorso. Un key user competente, che conosca bene i processi aziendali, i punti critici e che abbia anche un legame con le altre figure chiave aziendali, come ad esempio il responsabile amministrativo, capo cantieri, ecc… Oltre alla conoscenza approfondita del settore, il referente aziendale spesso ha un ruolo decisionale, sebbene supportato anche da altri colleghi nelle scelte più critiche e delicate.
Un’operazione speculare viene fatta anche da parte del nostro team ERGO: viene definito un responsabile di progetto che è, in sintesi, il punto di riferimento in tutte le fasi (anche dopo il termine previsto per la fine del progetto stesso). Oltre al responsabile di progetto, il team di lavoro è costituito anche dai Project Manager/Consulenti Software, operativi nei diversi ambiti di competenza.
Lavori in corso: le fasi operative
Costituiti i team di lavoro e le persone di riferimento da ambo le parti, diventa fondamentale definire il primissimo appuntamento, online o in presenza, per conoscersi e definire tempi e singole tappe importanti da seguire nel processo complessivo. Questo incontro è molto importante per ipotizzare in maniera realistica le tempistiche e la mole di lavoro, per creare cioè una stima. Inoltre, è proprio grazie a questo incontro che possono essere individuate anche le peculiarità, i punti di forza e debolezza del progetto, le sfide e gli obiettivi.
Un’altra tappa importante nel percorso è l’analisi: il Project Manager fisicamente si reca nella sede del cliente per conoscerne i processi, parlare direttamente con i key user e pianificare insieme i prossimi obiettivi a breve termine.
Questi momenti sono cruciali: il rapporto di fiducia e collaborazione diventa la base per costruire tutti i successi step realmente su misura per la realtà aziendale.
Lo storico dati e la formazione
Una preoccupazione comune è la perdita dei dati di vecchi gestionali: per l’installazione di ERGO ME viene svolta una ripresa dati da altro gestionale o da file Excel, ossia si utilizzano dati reali del cliente. Nei pressi del go live viene rifatta una nuova ripresa dati per allineare e aggiornare i dati, in modo tale che sia possibile lavorare fin da subito senza nessuna perdita di tempo o di informazioni.
I processi vengono testati direttamente, con veri e propri compiti da fare per i key user, per capire se quello che si è realizzato risponde alle aspettative prefissate.
La formazione è un altro nodo cruciale, che spaventa perché occupa molto tempo ed energie dei team. Con la soluzione INFOLearn sarà possibile svolgere i corsi online prima di aver concluso il progetto e l’installazione, in modo tale che i team siano già formati e operativi dal momento del go live. I key user saranno i primi protagonisti della formazione anche in presenza, per poi allineare internamente i propri team di lavoro.
Cosa succede dopo?
La chiusura del progetto è un momento ufficiale durante il quale l’azienda è in grado di lavorare con il gestionale in autonomia. Il progetto stesso, però, non termina con la giornata di go live ma può durare anche un altro paio di mesi come fase di supporto da parte dei Project Manager prima di passare ufficialmente all’Help desk.
Il cambio di gestionale è un vero e proprio processo da compiere congiuntamente, frutto di un confronto continuo e di una conoscenza reciproca. Vogliamo rassicurare, utilizzando anche i commenti dei nostri clienti, che la paura iniziale viene superata subito, già nelle fasi iniziali di lavoro: l'utilizzo passo dopo passo del gestionale e la formazione in itinere servono proprio a sperimentare con l'ERP!
