Gestire il budget di cantiere significa controllare i costi, monitorare l'avanzamento dei lavori, prevedere la crescita e risolvere gli imprevisti. Lavorare su un budget solido permette di porre delle solide basi per garantire il futuro della nostra impresa.
La crescita di un’impresa nasce da un’accurata pianificazione degli obiettivi e degli strumenti con cui raggiungerli. Se chiediamo a 100 imprenditori, la maggioranza di questi ci dirà che vuole crescere e strutturarsi. Ma all’atto pratico, non esiste una strategia neanche abbozzata e, pochissime volte, un'idea concreta per riuscirci. Ha un obiettivo (la crescita), ma non conosce gli step che deve compiere per raggiungerla.
Definire questi step è un compito strategico che è demandato alla direzione d’azienda e all’imprenditore. È qui che si vede la capacità imprenditoriale dell’individuo e la propensione alla visione di lungo termine dei propri collaboratori. Una volta stabilite le tappe da percorrere però, si deve scendere nel pratico e capire come raggiungere. Di nuovo, è inutile dire: voglio crescere e per farlo devo assicurarmi di fare 20 cantieri l’anno, se poi non so come fare a gestirli. Il budget permette di gestire questo problema, fornendo un'indicazione chiara all'impresa su come fare a muoversi.
Il budget lo possiamo intendere come strumento di programmazione che definisce degli obiettivi aziendali e può essere un metodo utilizzato dal management per gestire efficacemente ed efficientemente i cantieri e di conseguenza l’impresa. La programmazione degli stessi viene espressa in termini economici, finanziari e temporali per guidare i manager verso il raggiungimento di obiettivi di breve e lungo termine nell’ambito del piano strategico aziendale.
Oltre alla visione attiva verso il futuro, il management deve coinvolgere, interagire e motivare i responsabili di area per dare consapevolezza e responsabilità sugli obiettivi comuni da raggiungere.
È proprio per il raggiungimento degli stessi, che si rende necessario un metodo di lavoro per una programmazione “chiara”, dove le variabili dovute ai cambiamenti devono attuarsi secondo dei modelli prestabiliti, per avere il controllo del processo costruttivo.
In assenza di un budget di cantiere ben definito e con finalità precise per le attività, possiamo immaginarci di navigare per mare senza una rotta, portando incertezze ed approssimazioni sulla “destinazione” finale che di sicuro non restituisce benefici all’azienda. Certo possiamo basarci sull'esperienza (che resta vitale), ma se il cantiere si complica o se ne abbiamo tanti attivi contemporaneamente, la facilità di sbagliare aumenta terribilmente.
In altre parole, la definizione del budget permette di trascrivere nero su bianco i progetti strategici aziendali e l'esperienza di costruzione dei collaboratori per fornire un riscontro immediato sulla fattibilità o meno degli stessi.
Cos'è il budget aziendale:
Il budget aziendale è un documento previsionale di costi e ricavi in cui vengono definiti gli obiettivi e la destinazione dell’impiego delle risorse economiche.
Gli elementi che costituiscono il budget sono:
budget operativo: che contiene i costi preventivi di esercizio per il normale svolgimento delle attività e confluiscono nel conto economico di esercizio;
budget degli investimenti: l’insieme dei costi capitalizzati nello stato patrimoniale del bilancio e capaci di incrementare il valore patrimoniale dell’azienda;
budget finanziario: che illustra e dettaglia i flussi finanziari derivanti dalle previsioni economiche fatte, più gli investimenti e la cassa.
Essendo un documento previsionale è necessario controllare che la pianificazione venga rispettata e che non siano stati commessi errori di svista nella redazione dello stesso budget. Per questo si definiscono:
i sistemi di monitoraggio per rispettare il budget;
le analisi per il bilancio a consuntivo;
i sistemi di controllo degli scostamenti dal budget per le singole voci.
È importante considerare il budget come un documento razionale ma nello stesso tempo flessibile che in caso di necessità può essere modificato e migliorato. Non è un contratto vincolante, ma una rotta tracciata sulla carta che mostra la strada da seguire il più fedelmente possibile.
La redazione e il rispetto del budget permette all’azienda di raggiungere gli obiettivi prefissati nel tempo, mentre la programmazione ed il controllo sono i presupposti essenziali per raggiungere il successo. Diventa quindi facile intuire come la redazione del budget aziendale renda necessario formulare delle vere e proprie previsioni, che devono essere quanto più accurate possibile.
Gestione del Budget di Commessa/Cantiere
Poiché in edilizia una commessa coincide con un cantiere, useremo questi due termini come sinonimi nel prossimo paragrafo.
Nell’ambito della gestione di una commessa il budget assume il ruolo fondamentale di gestione e controllo. Grazie al budget di cantiere possiamo controllare il rispetto delle previsioni di spesa e le eventuali variazioni dello stesso dovute alle richieste di personalizzazione dei lavori in corso d’opera e per il quale l’impresa deve aggiornare la spesa prevista.
Diventa così sempre più importante dal punto di vista dell’azienda predefinire un budget preciso dei costi, che oltre a monitorare le spese preventivate, quelle sostenute e da sostenere, deve pianificare le attività successive. Il budget infatti non ha solo una funzione economico e finanziaria, ma serve anche a verificare le azioni terminate, al fine di avere sempre un corretto ed efficiente stato di avanzamento dei lavori ed una tempestiva visione della situazione ”A FINIRE”.
Altro elemento importante del budget di commessa è l’analisi degli scostamenti, un processo inerente al controllo di gestione. In altri termini, controllare lo scostamento dal budget rappresenta un’attività di verifica che prefigura gli scenari dovuti a scelte effettuate all’inizio ed eventualmente revisionate durante lo svolgimento dell’opera. L’analisi degli scostamenti è parte integrante del controllo di gestione di un cantiere e permette all’impresa di ottenere una precisa valutazione dei conti di bilancio, che presentano una mancata rispondenza con gli obiettivi pianificati.
Questo consente di relazionare sulle soluzioni principali che hanno comportato maggiori costi o minori ricavi, traendo le necessarie conclusioni per le commesse successive.
Stilare un budget di commessa è complesso. Fortunatamente abbiamo 2 validi alleati al nostro fianco: l’esperienza e i sistemi digitali. Partendo da template pre-configurati e guidati sarà più facile compilare il budget senza omettere nulla.
Pianificazione economica e finanziaria dei contratti con ERGO
Con ERGO (il software gestionale integrato specifico per l'impresa edile e l'impiantista) esiste la possibilità di generare automaticamente il budget tramite un preventivo accettato oppure eseguendolo manualmente.
La sua funzione è quella di pianificare l’andamento economico del cantiere, conoscere i costi ed i ricavi, per raffrontarlo con i consuntivi in modo da analizzare le stime e intraprendere azioni correttive all’occorrenza.
La sua flessibilità permette di creare un budget di commessa secondo vari indici e di mantenere la storia di tutte le revisioni per avere così sempre coscienza dell’evoluzione del cantiere.
Gli indici previsti per l’aggregazione o la redazione del budget sono dei fattori che permettono l’analisi da più punti di vista: sia per i tecnici o che per gli amministrativi. Un ulteriore elemento importante è la definizione dei tempi. Oltre a controllare lo svolgersi del cantiere, permettono di programmare economicamente e finanziariamente gli impegni dell’azienda. ERGO infatti non cura unicamente il budget di cantiere ma, essendo un gestionale di cantiere completo, integra anche il modulo della Liquidità Aziendale.
Le dimensioni di analisi disponibili sono:
WBS
Attività (voce di elenco prezzi)
Blocco
Gruppo merceologico
Conto contabile
Anno
Mese
Controllo stato avanzamento lavori
Le aziende che hanno una gestione simultanea di diversi cantieri e relative scadenze, hanno bisogno di una forte sinergia tra tutte le risorse coinvolte nella realizzazione dei lavori. Hanno necessità di equilibrio tra pianificazione giornaliera delle attività e delle maestranze e pianificazione strategica a medio e lungo termine.
Lo strumento fondamentale per controllare queste attività è il budget, elemento con cui le aziende devono fare i conti e che mette in relazione la fase iniziale e quella finale della pianificazione di una commessa e regola la gestione dei diversi flussi che coinvolgono a vario titolo e a più riprese i reparti operativo, tecnico e commerciale.
Nella gestione di tutto il ciclo della commessa/cantiere, però, spesso si riscontrano problematiche che, se non affrontate in modo tempestivo ed efficace, rischiano di compromettere l’intera organizzazione, che sono essenzialmente quelle legate all’analisi e al confronto dei consuntivi con i costi previsti e la tracciabilità aggiornata in tempo reale delle spese e dei ricavi.
ERGO, permette di gestire più scenari, sia dal punto di vista tecnico che contabile, con il controllo della commessa/cantiere con un semplice click, non solo dal client di ERGO ma anche con il nuovo modulo di Business Intelligence per avere una visione ancor più semplificata di dati molto complessi.