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Perché un software di gestione stampanti deve controllare tutto il processo?

Un mercato in rapida evoluzione come quello dell'Office Automation prevede che le aziende adattino le loro business unit e i loro processi al cambiamento per crescere. Ma la base della crescita è l'integrazione del processo.



Il monitoraggio e la gestione da remoto delle stampanti multifunzione professionali è oggi una realtà ben consolidata. Le aziende del mondo dell’Office Automation e della Stampa Gestita sfruttano questa opportunità per fornire un servizio sempre più efficiente e puntuale ai propri clienti: gestione e reintegro dei consumabili just in time; assistenze on demand; contratti di noleggio e molto molto altro ancora.

Negli ultimi anni, però, le aziende dell’Office Automation e della Stampa Gestita hanno dovuto inserire nuove business unit (ICT, Cloud, software, comunication, digital signage, registratori di cassa, ecc…) per rimanere competitive come offerta per i loro clienti. Queste business units comportano, ovviamente, processi e necessità differenti rispetto alla gestione della multifunzione. Certo, tanti aspetti sono simili sotto il profilo della gestione, ma le variazioni sono altrettanto marcate. Questa proliferazione di business units e di processi porta ad avere tantissimi dati da gestire ed incrociare tra loro per ottenere quell’efficienza tale da poter servire il cliente puntualmente e a 360°.


L’esigenza del controllo


Da questo nasce l’esigenza di avere un controllo sempre maggiore dei processi aziendali e questo diventa possibile solo se i processi stessi vengono automatizzati il più possibile ma soprattutto integrati tra loro. L’integrazione non può e non dev’essere demandata interamente alle persone in quanto la percentuale di errore e di svista sale a dismisura. La soluzione è quella di mettere al centro e al comando dei nostri processi un ERP (Enterprise Resource planning) che, in poche parole, è un software che le aziende utilizzano per gestire le attività commerciali quotidiane, come ad esempio contabilità, procurement, Service, project management, gestione del rischio e compliance e operations per la supply chain.

Una suite ERP completa include anche l’EPM (Enterprise Performance Management, un software che aiuta a pianificare, quantificare, prevedere e comunicare i risultati finanziari di un'organizzazione.

I sistemi ERP uniscono e definiscono un insieme di processi di business e ne garantiscono lo scambio di dati. Grazie alla raccolta di dati transazionali condivisi provenienti da diverse fonti dell'organizzazione, i sistemi ERP eliminano la duplicazione dei dati e ne garantiscono l'integrità tramite un'unica fonte affidabile.

Oggi giorno, i sistemi ERP sono fondamentali per la gestione di migliaia di aziende di tutte le dimensioni e appartenenti a settori diversi. Per queste aziende, l'ERP è tanto importante quanto l'elettricità che alimenta tutti i sistemi.


Perché il processo nell’Office Automation deve essere controllato da un solo software


Voglio provare a sintetizzare la risposta in una frase: “possiamo dotare l’azienda di tutti gli strumenti tecnologici e di ultima generazione che vogliamo, ma se non si parlano tra di loro non risolverò mai i miei problemi”.

Semplifica un po' il discorso, ma rende il concetto. Un’azienda è fatta di processi e business units diverse, ma che conseguono tutte lo stesso obiettivo. Come una squadra, questi processi devono lavorare assieme per raggiungere il risultato. In altre parole, devono integrarsi e amalgamarsi perfettamente.

Tornando a parlare del mondo dell’Office Automation e della Stampa Gestita, il concetto non cambia di una virgola. I processi aziendali principali sono molteplici e dipendono dalle singole aziende, ma cerchiamo di fare un esempio pratico di interconnessione:


La gestione dei contratti:


Gran parte della vostra gestione gira intorno al contratto: noleggio, vendita diretta, noleggio con assistenza, pool. Dopo anni in questo settore ho capito che il limite sul contratto è solo la fantasia che ci si mette. Il contratto però non è fine a sé stesso o alla mera fatturazione. Anzi al suo interno governa e scatena tantissime altre situazioni del quotidiano, come:

Conteggio delle copie comprese (è necessario dialogare con il sistema di MIF per il conteggio delle copie. Altrimenti dipendiamo dai conteggi a mano dei clienti)

Gli interventi tecnici di sostituzione o manutenzione (è necessario dialogare con le app del service, il back office e l’amministrazione)

I consumabili: (è necessario dialogare con il magazzino e le vendite)

I guasti e le garanzie: (è necessario dialogare con Service, magazzino, Acquisti e qualità)

La gestione dello stesso: rinnovi, modifiche o estinzione (è necessario dialogare con amministrazione, vendite e direzione)

Questo è l’esempio più semplice ed immediato se pensiamo ad un solo processo (quotidiano) che si ripercuote però in maniera diversa in tantissimi altri processi ed aree aziendali. Se tutte le aree coinvolte lavorano sullo stesso strumento, il dato è facilmente rintracciabile e gestibile. Se i dati provengono da fonti diverse, allora, diventa molto difficile garantire la solidità e la trasparenza dello stesso.


Tra gli esempi dei vantaggi aziendali figurano:

  • Insight aziendali ottimizzati a partire da informazioni in tempo reale generate dai report

  • Minori costi operativi attraverso processi di business semplificati e best practice

  • Maggiore collaborazione tra gli utenti che condividono i dati in contracts, richieste e ordini di acquisto

  • Migliore efficienza attraverso una user experience comune a molte funzioni aziendali e processi aziendali ben definiti

  • Un'infrastruttura consistente dal back office al front office, in cui tutte le attività di business hanno lo stesso "look and feel"

  • Maggiori tassi di adozione da parte degli utenti con user experience e design comuni

  • Rischio ridotto attraverso una maggiore integrità dei dati e controlli finanziari

  • Minori costi di gestione e operativi attraverso sistemi uniformi e integrati


Provate ora a pensare ad un processo operativo che avete in azienda e che magari non sia così consolidato come la gestione dei contratti (es. gestione delle assistenze; redazione del bilancio; analisi sulla marginalità di un contratto; ecc) e provate a pensare a quante diramazioni e interconnessioni ha in azienda.


L’integrazione dei processi è (e resterà) la base per la crescita.

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