Sostituire il gestionale può essere considerata una scelta azzardata, soprattutto nel periodo storico che stiamo vivendo: imprevedibile ed incerto. Infominds SPA, però, può dimostrarvi il contrario.
Due casi vincenti per digitalizzazione e innovazione
Sostituire il gestionale, soprattutto in un periodo come quello attuale caratterizzato da grande incertezza, potrebbe essere considerata un’iniziativa da rimandare a tempi migliori. Infominds SPA, invece, può confermare attraverso degli esempi concreti che, proprio in momenti come questo, la sostituzione può contribuire ad innescare quel percorso virtuoso di digitalizzazione e innovazione di cui le PMI hanno davvero bisogno.
Tra i tanti casi che possono dimostrarlo vi è quello di SGE Società Generale Elettronica e Logatek Srl, due società (una nel Veneto e una nel Lazio) che si occupano di informatica e di Copy & Print. Le due aziende, infatti, hanno deciso di sostituire il gestionale l’anno scorso, in piena pandemia, avviando il processo di migrazione dal vecchio al nuovo sistema nel corso del 2020/2021. I risultati attestano che la loro scelta è stata quanto mai azzeccata.
Sostituire il gestionale: la scelta di Radix ERP
«Utilizzavamo diversi programmi personalizzati per la gestione della contabilità, per il Service Management, CRM - spiega l'Ing. Alessandro Salvadori, CEO di SGE -, una serie di programmi adottati nel tempo, che tutto sommato andavano bene, anche se i vari interfacciamenti rallentavano alcuni processi e soprattutto l'operatività degli utenti. Ad un certo punto, però, mi sono reso conto che eravamo ingessati. Pur con tutti i suoi meriti, il sistema non dava quel plus che occorreva per sviluppare e modernizzare i processi dell’azienda». È nato da qui lo spunto di sostituire il gestionale, optando per uno che fosse più moderno, flessibile e performante. La scelta è caduta su RADIX ERP e su Infominds SPA, software house altoatesina con oltre 40 anni di esperienza.
Il team project di Infominds ha affiancato SGE pianificando una migrazione composta da varie fasi: a partire da giugno 2020 e prevedendo di concludere il progetto di sostituzione entro il gennaio del 2021. Questa tempistica è stata effettivamente rispettata ed è avvenuta nonostante uno scenario pandemico che avrebbe potuto causare dei ritardi nella progettazione e poi nel rilascio della soluzione. Un altro elemento, non di poco conto, che ha portato al successo il progetto è stato l'impegno e la professionalità di Alessandro Salvadori e dei suoi collaboratori.
Tempi di rilascio e adoption quando si sostituisce il gestionale
Se il Covid-19 ha avuto un’influenza su un fattore, questo è stato la formazione in presenza, le cui sessioni sono state evidentemente meno frequenti rispetto a una situazione ordinaria. Massimiliano Fastelli, CEO Logatek Roma, infatti, è convinto che «la vera differenza la faremo nel momento in cui si potrà tornare in azienda, a settembre di quest’anno o all’inizio del prossimo, e avremo qui i referenti di Infominds SPA così che possano vivere e “respirare” le nostre esigenze sul campo».
Le tempistiche di implementazione, inoltre, non vanno confuse con quelle di adoption, termine con cui si indica il periodo necessario a sfruttare al massimo un nuovo sistema informativo. Sostituire un gestionale vuol dire anche imparare un uso sapiente ed esaustivo di tutte le sue funzionalità, con capacità di apprendimento molto diverse in base alla tipologia di azienda e agli end user. In particolare, quando trascorrono molti anni prima di sostituire un gestionale, anche la curva di apprendimento per imparare quello nuovo si allunga.
Le tante funzionalità per far evolvere SGE e Logatek
Nel caso di SGE e Logatek, la prima fase di test e trasferimento dati è stata molto celere e ha consentito di spostare ad oggi tutti gli ordini clienti, gli ordini fornitori, anagrafiche, i listini, contratti e seriali. Alcune aree, perciò, come Service Management e contabilità, sono già andate a regime nell’utilizzo del programma. Altre, hanno cominciato ad adoperare ancora parzialmente il CRM (Customer Relationship Management), tenuto conto che l’impiego di un software per la gestione del cliente implica e richiede uno sforzo maggiore da parte dei commerciali per poter entrare nei suoi meccanismi e comprenderli appieno.
I moduli della Business Intelligence, specifici per il settore IT e Copy & Print, infine, potranno dispiegare tutta la loro potenzialità con una quantità di dati sempre più ricca, raccolta nell’arco di diversi mesi. Sostituire il gestionale, in conclusione, «è stato tutto sommato un processo a breve termine che ci ha consentito di evolvere» sottolinea Massimiliano Fastelli.