We work for a paperless future
ERP-Software bietet die Möglichkeit auf viele Ausdrucke zu verzichten. Ein papierloses Büro hat viele Vorteile, nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Umwelt. Sparen Sie sich somit Zeit, Platz, Geld und einiges an Nerven und verzichten Sie nächstes Jahr auch noch auf den Ausdruck Ihrer fiskalischen Dokumente. Klingt gut? Dann haben wir das Richtige:
Was ist das DMS von Infominds?
Das DMS (Document Management System) ist unsere Software für die Verwaltung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten in der Cloud. Es ist die Lösung, mit der Sie Ihre Dokumente schnell und online organisieren, verwalten und durchsuchen können. Aber immer unter Gewährleistung von Sicherheit und Privatsphäre, auch dank der Partnerschaft mit Namirial
Warum ist es notwendig, eine Software zur Dokumentenverwaltung einzuführen?
In Italien gibt es bereits zahlreiche Vorschriften, die Unternehmen verpflichten, Dokumente elektronisch zu verwalten und digital zu speichern. Ein Beispiel ist die elektronische Rechnung. Aber der Trend geht dahin, immer neue Regelungen dieser Art einführen zu wollen, mit dem Ziel, die Bürokratie der Unternehmen (Verwaltung von Buchhaltungsunterlagen, Steuerunterlagen, Verträgen) zu straffen. Nur um ein paar Beispiele zu nennen).
Die Einführung eines vollständigen digitalen Dokumentenverwaltungssystems bedeutet jetzt die Vorbereitung auf die Zukunft. Es bedeutet, sich heute an die veränderten Zeiten und die Einführung neuer Vorschriften für die Verwaltung digitaler Dokumente anzupassen. Es bedeutet die Sicherung eines Wettbewerbsvorteils für die kommenden Jahre.
Einfach, intuitiv und von überall aus einsehbar
Schluss mit den Besuchen in dunklen Archiven und Kellern. Schluss mit jährlichen aussortieren und schreddern der Dokumente. Mit unserem papierlosen Büro können Sie die Zeit, die Sie bis jetzt vergeudet haben, besser in Ihr Unternehmen und Mitarbeiter investieren. An Ihre Dokumente denkt die Cloud!
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Sicherheit
Sicherheit ist oberste Priorität. Deshalb arbeiten wir mit Namirial unseren Partner für elektronische Rechnungen.
Finden, nicht nur suchen
Einfache Suche dank Schlagwörter, die das Portal einem Dokument zuweist. Volltext-Suche in verschiedenen Dokumenttypen (PDF, Word, Excel...) vorgegebene strukturierte Dokumentenablage damit jeder Mitarbeiter die gewünschten Unterlagen findet.
Ressourcen sparen
Sparen Sie die Kosten der Anschaffung verschiedenster Materialien und nutzen Sie den neu gewonnen Platz. Zeit ist in jedem Betrieb sehr wertvoll. Die neu gewonnen Zeit kann nun für wichtigere Projekte verwendet werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
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Zugriff auch ohne RADIX
Um auf Dokumenten zugreifen zu können, müssen Sie kein RADIX-User sein. Man kann ohne weiteres über den Webbrowser mit einem zugewiesenen Account auf das Portal zugreifen.
Zugriff von Überall
Der Zugriff auf das Portal ist von überall aus möglich. Es reicht ein Smartphone, Tablet oder Notebook mit einem Internetzugang.
Berechtigungssysteme
Durch Berechtigungen können Sie entscheiden, wer auf das Portal zugreifen kann. Verschiedenene Accounts diverse Berechtigungen erlauben den Zugriff auf ausgewählte Ordner und Dokumente freigegeben.
Ohne Aufwand Gutes tun.
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Die Digitalisierung und das papierlose Büro hilft Ihnen einfach und ohne großen Aufwand einen beträchtlichen Teil zum Schutz der Umwelt beizutragen. Das Beste hierbei ist, dass Sie nicht nur am Ende Ihres Bilanzjahres schützen, sondern täglich Gutes tun.
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Wie wirkt sich Ihre Entscheidung aus:
Ein Unternehmen mittlerer Größe hat im Durchschnitt 9000 DIN A4 Seiten, die laut italienischen Recht 10 Jahre lang konserviert werden müssen. Diese werden in der Regel immer noch gedruckt.
Mit einer digitalen Lösung sparen Sie nächstes Jahr allein beim Papier bereits:
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134,5 kg. Holz
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2344 l Wasser
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481,5 kWh Energie
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47,6 kg CO2
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Die Daten basieren auf der ganzheitlichen Betrachtung des gesamten Produktionsprozesses von Büropapier aus 100 Prozent Frischfasern (IFEU Institut 2006).
Im Paket enthalten
Nach der Investition müssen Sie sich um nichts mehr kümmern.
Bei der Archivierung werden nicht Fiskale Dokumente abgelegt. Diese können beliebig eingesehen und bearbeitet werden. Hierbei handelt es sich um verschiedene Dokumente wie z. B. Verträge, E-Mails u.v.m. Bei der Konservierung (ital. conservazione) werden alle fiskalischen Dokumente gespeichert die gesetzlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Nach automatischer digitaler Signatur werden die Dokumente sicher und gesetzeskonform abgelegt.
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Archivierung
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1 Gigabyte Speicher*
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vordefinierte Dokumenttypen
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Jederzeit bearbeitbar
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Sichere Ablage
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Einfache Suche / Filterbar
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Drag & Drop
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Benutzerberechtigungen
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Von überall einsehbar
Konservierung
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100 Megabyte Speicher*
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Fiskalische Dokumente
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10 Jahre Konservierung
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Sichere Ablage
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Einfache Suche / Filterbar
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Ablage durch RADIX
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Digitale Unterschrift
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Benutzerberechtigungen
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Von überall einsehbar
Welche Dokumente können gespeichert werden?
Neben der gesetzlichen Verpflichtung, elektronische Rechnungen und Steuerdokumente zu archivieren, werden in diesem Abschnitt die weiteren Dokumente aufgeführt, die nach dem Gesetz digital archiviert werden können:
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Kontenjournal
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Bestandsverzeichnis
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Nebenjournale (Vermögen, Einkommen und Inventar)
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Register abschreibbarer Vermögenswerte
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Für Mehrwertsteuerzwecke nützliche Register
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Steuererklärungen
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F23 und F24
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Jahresabschlüsse
*1 Gigabyte Archivierungs-Speicher ist ausreichend für eine große Datenmenge. Die genaue Menge variiert nach Dimension und Dokumenttyp. Es wird automatisch ein GB hinzugefügt, sollten Sie den ersten überschreiten. Das neue Bilanzjahr startet immer automatisch mit 1 GB.
*100 Megabyte Konservierungs-Speicher reichen im Durchschnitt für ein Unternehmen mittlerer Größer. Falls dieser überschritten wird, wird automatisch ein Zusatzpaket von weiteren 100 MB aktiviert. Das neue Bilanzjahr startet immer automatisch mit 100 MB.
Noch nicht ganz überzeugt?
Sehen Sie sich die Aufnahme des RADIX DAY's an, wo unser Geschäftsführer Paul Schäfer über dieses Thema noch einige spannende Fakten und interessante Einsichten präsentiert.