La crisi derivata dal COVID-19 sta imponendo alle aziende nel mondo, e soprattutto in Italia, di affrontare enormi sconvolgimenti e restrizioni nella loro attività quotidiana. In verità, gli ultimi anni sono stati particolarmente ricchi di novità e sfide. Prima è arrivato il GDPR, poi c’è stata la fatturazione elettronica (che ancora oggi suscita preoccupazioni e non viene sfruttata al massimo delle potenzialità). Poi sfortunatamente l’emergenza COVID 19 che oltre all'immenso danno umano, ha costretto le aziende a una repentina e prepotente trasformazione culturale e tecnologica. Dall'oggi al domani si lavorava solo da casa. L’ufficio non era più accessibile.

Le resistenze però sono state fortissime. Non tanto nei confronti del provvedimento (pesante ma necessario), quanto piuttosto verso la trasformazione tecnologica. Soprattutto le aziende di piccole dimensioni non erano (e in gran parte non sono ancora) pronte a dover per forza affrontare questo tipo di sfida. Quello che è cambiato velocemente è l’approccio culturale al problema. Se prima lo Smart Working, il Cloud e l’archiviazione documentale veniva vista con scetticismo o paura, oggi il Politecnico di Milano ravvisa un cambiamento nell'approccio: la paura è diventata opportunità.

L’evoluzione dello scenario

Le aziende stanno correndo ai ripari il prima possibile. Non solo per fronteggiare questa crisi, ma anche per prepararsi alla nuova era digitale che è già diventata realtà nelle vite aziendali. Di fatto alla PMI, mancano ancora 2 aspetti tecnologici fondamentali per affrontare la crisi:

1. Accessibilità Cloud per permettere agli utenti di lavorare da remoto

2. Digitalizzazione di tutti i documenti, dei dati e delle procedure.

Il perché ci si deve focalizzare su questi argomenti principalmente, è facilissimo da capire. Prima devo potermi connettere da remoto al mio ufficio digitale. Poi però devo avere tutte le informazioni che mi servono in formato digitale ed integrato. Altrimenti che succede?

Già, che succede? L’economia è in crisi e nonostante si vedano spiragli di luce in fondo al tunnel, sarà fondamentale uscire a tutta velocità dallo stesso, per tornare competitivi sul mercato. Ma per essere competitivi non si possono più usare processi vecchi e pesanti. Serve velocità, precisione e concretezza delle azioni.

Come si risolve?

Nuovamente, con connettività e digitalizzazione. Sappiamo che purtroppo questa crisi non sarà l’ultima e che bisogna essere preparati per future evenienze. L’unica fortuna è che viviamo nel periodo con il più grande accesso possibile alla tecnologia di sempre. Le soluzioni esistono. Vanno solo trovate. Bisogna capire cosa cercare e cosa chiedere al nostro fornitore in questo periodo così difficile.

Connettività Cloud significa, sostanzialmente portare tutto il proprio impianto tecnologico in rete, in modo che sia accessibile da dovunque in forma controllata e sicura. Trasformare il proprio ufficio in un luogo di lavoro digitale, accessibile da remoto in qualsiasi momento, ma con stringenti norme di sicurezza.

Digitalizzazione completa significa organizzare tutte le attività della propria azienda in un unico strumento digitale: un ERP (Enterprise Resource Planning). Quasi tutte le aziende hanno già attivo un sistema gestionale. Ma per impossibilità, assenza di tempo o incapacità dell’ERP stesso non hanno quasi mai integrato tutti i propri processi al suo interno.

Digitale Vs integrato

Nelle aziende, quasi sempre, coesistono una costellazione di strumenti digitali diversi e scollegati tra loro che non riescono a comunicare. Questi strumenti coprono (magari anche perfettamente) la loro area funzionale, ma non si integrano nel motore principale della PMI, il software ERP. La mancanza di comunicazione tra i dispositivi digitali delle aziende è una delle principali voci nascoste di costo delle stesse.

Non basta infatti trasformare tutti i processi analogici in processi digitali, bisogna integrarli tra di loro in modo che la comunicazione sia nativa e gratuita. Questo porta il vero vantaggio alle aziende. Per entrare nel concreto, un’azienda ha bisogno che la comunicazione tra magazzino, centrale acquisti, logistica e fatturazione avvenga in automatico, senza bisogno di rincorre l’informazione. O anche che lo scambio di mail relative ad un progetto deve essere protocollato in automatico all'interno del progetto stesso. Ma anche che l’area commerciale, l’area amministrativa e il marketing parlino lo stesso linguaggio e nello stesso momento, altrimenti il cliente non verrà mai soddisfatto.

La vera digitalizzazione di impresa, quella finalizzata all'aumento dei margini e della crescita, prevede l’integrazione totale delle soluzioni aziendali con (o all'interno) il software ERP. In modo da garantire risultati concreti e comunicazione snella.

La vera domanda che resta adesso è: il mio ERP è in grado di soddisfare l’esigenza? Come posso fare a capirlo?