Gestire la contabilità di cantiere può essere molto facile, ma anche estremamente difficile. In questo articolo amplieremo il concetto di contabilità dei lavori con tutti i suoi adempimenti (il giornale dei lavori, le misure, il registro di contabilità, il sommario, i SAL ed i certificati), a quello che definiamo come contabilità industriale. Tutto questo per arrivare a capire come condurre il controllo della gestione quotidiana del cantiere in modo facile.
Quali sono gli obiettivi nella gestione del cantiere?
Come si può rendere una cosa molto complessa... semplice?
Partiamo con il definire cosa ci piacerebbe monitorare del nostro cantiere:
la manodopera impiegata;
gli artigiani/terzisti che stanno lavorando e cosa stanno facendo;
il materiale che è arrivato;
a che punto sono i subappaltatori;
i mezzi che si stanno utilizzando (che siano di proprietà o a noleggio).
Parlando a livello contabile, questo è il minimo che si dovrebbe conoscere e controllare per avere sempre consapevolezza di cosa si muove in cantiere, sia in termini quantitativi, che in termini di valori. È importante che questi dati vengano continuamente confrontati con quelli che derivano dai lavori svolti e dalle misure rilevate in produzione.
Queste due fonti di dati, che determinano i costi ed i ricavi, li dobbiamo costantemente raffrontare con il budget di cantiere (leggi qui per saperne di più su come gestire il budget di cantiere), solo così si riesce a tenere sotto controllo la situazione e si capisce dove si è migliorati da un lato, e dove ci sono stati i problemi dall’altro.
Fin qui è tutto cristallino. A parte il fatto che non viene fatto nella maggior parte dei casi. Perché?
Quali sono le difficoltà nella contabilità di cantiere?
La ragione principale per cui non si raffrontano quasi mai costi e ricavi al budget è semplice: non abbiamo tempo.
Pensiamo a una della cosa più naturali che ci siano in cantiere: registrare la contabilità dei lavori.
Tenerla in modo oculato e tempestivo sembra ormai impossibile, ci si ripete sempre “ci penserò domani” oppure “lo faccio appena mi libero” o “tra un attimo”. Queste sono le parole o frasi più in voga. Ma bisogna farlo! Se non lo si fa, non si capisce dove ci si trova e, più banalmente, non si fattura. Qualcuno direbbe “non si pagano gli stipendi”.
È vero, e con questo non intendiamo dire che queste persone non collaborano con l’azienda, anzi, hanno effettivamente molte cose da fare e sempre più “ingarbugliate”. I tanti lavori e l’eterna burocrazia hanno effettivamente reso complesso incastrare tutte le attività e le persone coinvolte. Lo stress causato dai tempi di consegna e dai margini ridotti sono un altro elemento che contribuisce a rendere ardua anche quest'attività che, come detto prima, è la più naturale!
Seconda componente: i costi. In termini di numero di dati da gestire, sono senz'altro i più impegnativi. Proviamo solo a pensare che in un mese sul cantiere si fa un SAL, al contempo però arrivano decine di DDT, decine di pezze giustificative degli artigiani, decine di SAL Fornitori e decine di rapportini dei vostri dipendenti e mezzi. Perciò, capiamo che è la cosa più pesante da gestire è appunto la rendicontazione dei costi generati da varie fonti.
La cosa migliore, in questi casi, sarebbe fermarsi, pulire o gestire la situazione e proseguire senza intoppi. Cosa vorrebbe dire? Che ogni capo cantiere, quando gli arriva un documento fornitore, lo dovrebbe prendere in mano, controllare ed inserire sul cantiere per avere i costi sempre aggiornati, per sapere chi è entrato in cantiere il giorno stesso, per controllare cosa è stato portato e, magari, le condizioni sia commerciali che qualitative.
“Impossibile, chi gestisce i lavori?” ci viene detto. Anche in questo caso, è assolutamente vero che si ha poco tempo per farlo, che si è in cantiere e non davanti ad una scrivania, che spesso ci si “sporca” le mani e si suda, il cantiere è questo.
In qualsiasi lavoro ci sono alcune cose che danno fastidio, ma che bisogna fare. Si trova sempre la scusa perfetta per non farle, ma loro rimangono lì, ci aspettano e ci mettono stress!
Resta il fatto che spesso contabilità dei lavori e costi non vengono registrati, o almeno non con la precisione necessaria. Quello che, però, le imprese fanno fatica a capire è che basterebbero pochi strumenti e pochi processi organizzati ed integrati per risolvere il problema senza sprecare nemmeno un minuto.
Il cantiere perfetto esiste?
Proviamo ad immaginarci l’azienda perfetta, la favoletta. Tutti i giorni, il capo cantiere rileva le misure, dal cantiere arrivano i rapportini scritti bene, leggibili ed ordinati; i fornitori, oltre ad accompagnare la merce con il DDT, lo inviano anche in azienda; gli artigiani mandano tutte le settimane i rapportini in Excel... per tanti sembra un sogno!
E se fosse realmente così?
La direzione, in ogni momento:
saprebbe dove si trovano i propri collaboratori, cosa sta succedendo in cantiere, cosa si è fatto oggi, ieri, il giorno prima, e così via;
saprebbe quanto costo ha sostenuto su ogni cantiere e, di conseguenza, conoscerebbe il cash flow preciso di tutta l’azienda;
saprebbe quanto si è prodotto e quanto si può fatturare;
confronterebbe questi valori con il budget, magari controllando anche se si stanno rispettando i tempi;
avrebbe la capacità di anticipare o gestire tempestivamente i problemi, che spesso procurano dolori!
L'unico elemento che separa quest'utopia dalla realtà è solamente l'inserimento dei dati in tempo. Attività che è immediatamente risolvibile integrando cantieri e ufficio con tecnologie già consolidate e di uso comune. Non è utopistico pensare di raggiungere questi traguardi, tanti già ce la fanno e senza sforzi particolari, semplicemente servono organizzazione e tecnologia!
Così, la contabilità di cantiere diventa semplice.
La contabilità di cantiere semplice: gli strumenti per riuscirci
L'organizzazione di processo deriva dallo strumento che si utilizza. Quindi quali sono le tecnologie moderne che permettono di integrare cantiere e ufficio rendendo facile la contabilità? Stiamo parlando di PC, tablet e smartphone che, assieme a software specifici per le costruzioni, come il nostro ERGO, vi aiutano a gestire questi problemi e questi processi senza, al contrario, farsi gestire da loro! E questa è la condizione base per farlo in modo semplice.
ERGO è il software gestionale sviluppato per integrare l'impresa edile, che vi dà la possibilità di semplificare la gestione di cantiere tramite l’utilizzo di strumenti di uso comune (App e Smartphone), ottimizzando per ogni operatore (o gruppi di utenti) le proprie funzionalità, le proprie analisi e le proprie informazioni. Utilizzare le APP di cantiere per creare il rapportino direttamente in cantiere o seduti al bar, magari dettando allo smartphone quello che si è fatto; oppure scattare le foto delle varie attività fatte o dei problemi riscontrati, permette di registrare senza sforzo tutte queste informazioni nel posto giusto rendendole disponibili a capi cantiere, amministratori, impiegati e tutte le persone che lo necessitano.
Fare una RDA (richiesta di acquisto) o un ordine fornitore direttamente dal telefono quando se ne ha bisogno, permette di mantenere le informazioni e le condizioni aggiornate, ma senza interrompere in proprio lavoro in cantiere.
Pensate di fotografare il DDT del fornitore, imputarlo al cantiere e magari selezionare anche i materiali dall’archivio del gestionale appena arrivano in cantiere. In un attimo avremmo svolto in nostro lavoro e comunicato tutti i costi in tempo reale all'amministrazione usando solo il telefono che abbiamo sempre in tasca.
Potremmo però anche rilevare le misure dal cantiere ed importarle automaticamente in ERGO, in modo da non fare il lavoro doppio. Oppure potremmo pianificare gli interventi e far trovare sull’APP dei nostri collaboratori il luogo di lavoro e cosa si deve fare il giorno stesso, per non perdere di vista nulla ed evitare figuracce.
Pensiamo di poter approvare i pagamenti delle fatture dei fornitori con un semplice click sullo smartphone (se siamo autorizzati, ovvio). Tutto tempo risparmiato.
Utilizzare ERGO e le APP integrate di cantiere permette di trovare il tempo che prima mancava per fare i lavori fondamentali per la nostra impresa. Ci permette di comunicare e collaborare con i nostri colleghi per poter raggiungere il sogno dell'azienda perfetta. In questo modo si cambia modo di lavorare. In questo modo si migliora!
Quando si prende in mano un lavoro (che sia una foto o un ordine), lo si conclude con un click sullo smartphone, si permette al nostro collega di trarre valore dal suo lavoro e ci libera la mente.
In questo modo, anche un'attività complessa come la contabilità di cantiere diventa semplice . In questo modo non si subisce la digitalizzazione ma la si sfrutta come vantaggio competitivo.
Non è semplice arrivare a farlo, bisogna aiutare i collaboratori a cambiare le loro abitudini, ma il
beneficio pagherà lo sforzo.