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Excel, WhatsApp e Dropbox: come integrarli in un unico strumento

Quotidianamente si utilizzano molti strumenti diversi per organizzare il lavoro dei reparti ma spesso questo crea confusione: dove si è salvato il lavoro dell’amministrazione? È stato creato un file Excel o in altro formato? Vediamo come risolvere il problema!


Lo strumento giusto

Molto spesso i reparti utilizzano vari modi per organizzare i documenti seguendo la regola dello… strumento giusto!

E questo, naturalmente, è molto sensato: se dobbiamo fare calcoli, aggiornare percentuali e altro il file Excel può essere una scelta comoda e corretta, vista la tipologia di lavori. Se invece dobbiamo parlare velocemente tra cantiere e amministrazione, il messaggio su WhatsApp è sicuramente una scelta rapidissima. Infatti, lo smartphone viene utilizzato da tutti e WhatsApp è l’App di messaggistica istantanea più famosa ed utilizzata.

L’alternativa per inviare e archiviare file di grandi dimensioni in modo semplice è Dropbox: ormai, già da questi esempi è facile comprendere che trovare un’App o programma adatto ad ogni scopo è semplicissimo ma la domanda da porsi ora è se tutto questo è funzionale al lavoro.


Una gran confusione

Il risultato che si ottiene, utilizzando tanti strumenti differenti, è spesso la confusione: non ci si ricorda più dove si sono salvate alcune informazioni, si perdono documenti importanti o non si visualizzano per tempo le informazioni inviate dai colleghi direttamente dal cantiere.

Ed è qui che nasce la domanda: è davvero funzionale utilizzare tanti strumenti diversi se poi si perde il filo?

Sappiamo che la comunicazione nel settore edile è fondamentale: tra i vari cantieri e l’amministrazione è importantissimo che ci sia uno scambio continuo di informazioni. Per questo motivo utilizzare WhatsApp può sembrare all’apparenza una soluzione in quanto tutti lo sanno utilizzare, è presente in negli smartphone e anche con l’utilizzo di foto ed audio è possibile inviare molti media diversi in modo istantaneo.

Ma proprio perché viene utilizzato tantissimo anche per usi personali spesso è difficile recuperare una foto inviata il mese precedente che invece diventa importante per il documentale di cantiere o per segnalare un problema significativo.


Quale soluzione?

Per evitare la perdita dei dati e il dover utilizzare di volta in volta strumenti diversi c’è una soluzione che permette l’integrazione in un unico focus: ERGO.

ERGO è il software gestionale che permette di comunicare con il cantiere in tempo reale grazie alle diverse APP che si collegano alla sede, permettendo a chi lavora in amministrazione di vedere bolle, foto del cantiere, il giornale dei lavori e molto altro, subito.

Anche offline è possibile inserire le informazioni: una volta ristabilita la connessione il tutto viene aggiornato automaticamente, senza ulteriori operazioni.

Riuscire a raccogliere foto, messaggi, documenti e dati in un unico punto permette di non perdere nulla e di archiviare in tutta sicurezza i diversi materiali senza pericoli. Uno strumento sempre a portata di mano, consultabile dall’ufficio e in mobilità, grazie alle APP.

L’integrazione delle funzionalità in un unico strumento semplifica il lavoro quotidiano dei vari reparti e diminuisce i tempi non solo di inserimento dati ma anche di consultazione e di archiviazione.



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