Sono diversi anni ormai che il mondo dell’Office Automation con la fornitura di stampanti e dispositivi multifunzione si è evoluto verso la logica di servizio. I fornitori stanno sempre più spesso applicando un modello di gestione orientato alla riduzione dei costi. La tendenza è quella di non agire più solo sulle marginalità e sui costi di acquisto dei prodotti, ma riducendo gli sprechi ed i costi non necessari, ottimizzando così i processi operativi e garantendo una relazione diretta fra volumi di stampa e costi operativi.
Il contratto Managed Print Services
La strada scelta ormai da tutti gli attori di mercato passa attraverso la fornitura dei dispositivi di stampa tramite contratti di servizio denominati “Pay-Per-Use”, “Costo-Pagina” o altri.
Fin qui nulla di nuovo. Ormai il Pay per Use; o Contratti costo copia o PPP o come li chiamate nella vostra azienda, è un business ampiamente consolidato che, di fatto implica la necessità (e l’opportunità) di rendere i rapporti di partnership con i propri clienti molto più stretti e duraturi. Con contratti di questo tipo è molto più facile realizzare importanti economie di scala nella gestione dei servizi, ricavandone benefici tangibili, sia per la propria azienda che per i clienti stessi
Tutto vero e bello. Resta il fatto però che questo tipo di contratto si basa sostanzialmente su un fattore principale:
- Il dealer si occupa di tutta la gestione così il cliente ha meno problemi e meno costi percepiti.
Anche ora, nessuna novità. Ma bisogna capire bene questo fattore per capire se la nostra azienda è adeguatamente preparata a gestire questo mercato. Il dealer in sostanza deve farsi carico di tutte le operatività che toccherebbero al cliente in un contratto “vecchia scuola”. Il dealer deve quindi garantire il controllo dei consumabili, del toner, dell’usura della macchina. Ma deve anche controllare che la macchina sia adeguatamente dimensionata alle esigenze del cliente. Deve poi procedere al conto delle copie, alla fatturazione, ai rinnovi e alle gestioni del contratto. Senza dimenticare di controllare che quel particolare contratto resti profittevole per se stesso. Tutte cose che si fanno regolarmente, ma spesso non con l’efficienza e la precisione richiesta.
Per poter gestire correttamente ed in modo professionale i servizi al cliente, è necessario che il dealer adotti un modello organizzativo e degli strumenti che garantiscano efficienza operativa, disponibilità delle informazioni, automazione dei processi e una trasparente precisione nei confronti del cliente. Ricordiamoci che viviamo nell’epoca del “tutto subito”. Non possiamo metterci settimane per emettere una fattura o giorni per analizzare un problema bloccante. La rapidità consapevole, se non l’anticipazione della problematica è la base del contratto di noleggio.
E proprio il processo di gestione nei contratti Pay Per Use ha una valenza fondamentale se non critica nel tuo business.
Quanto tempo assorbe la fatturazione dei tuoi contratti?
Diventa chiaro che per il dealer si possono definire due aree fondamentali di rilevanza:
- La gestione del service: ovvero tutti i servizi di assistenza, manutenzione e gestione delle MIF
- La gestione dei contratti: ovvero la gestione pratica e amministrativa del contratto stesso.
Oggi vorrei concentrarmi proprio su quest’ultima. La gestione del contratto è un tema delicatissimo per i delaer di questo settore (ma in realtà per tutte le aziende di noleggio e servizio). Da un lato non si possono mettere troppe briglie al commerciale per la chiusura del contratto con il cliente (è un battitore libero e tale deve restare). Dall’altro lato bisogna strutturarsi per essere flessibili nel rispondere alle esigenze del cliente e del commerciale, ma anche precisi e ordinati nell’esecuzione del contratto stesso. Quindi va bene la giungla, ma con delle regole precise.
Il dealer si trova ad affrontare delle problematiche sempre crescenti in questo ambito, alcune tra queste sono:
L’aumento della dimensione del parco macchine gestite: Un problema positivo che tutti vorremmo avere, ma che impone prepotentemente il tema dell’automazione. Se con poche MIF posso accontentarmi di un conteggio manuale delle copie stampate (ad esempio), questo non posso più permettermelo con migliaia di macchine. Non parliamo poi di consumabili e altri temi;
L’introduzione di nuovi modelli sul mercato: Il mercato evolve, il cliente chiede nuove macchine. Fin qui nulla di strano. Ma capita spesso che queste nuove tecnologie impongano un nuovo modello contrattuale (As a service). Pensiamo solo allo Smart Printing o alla Stampa in cloud. Per vendere queste soluzioni il dealer ha bisogno di confezionare un’offerta e un contratto ad hoc, ma deve garantirsi di saperlo gestire digitalmente o non farà molta strada;
Contratti per cui il costo pagina varia a seconda della copertura o di altre varianti condizionali;
Nuove tipologie di contatori: da implementare e inserire nel processo di fatturazione;
Costo pagina: questa è una semplice regola di mercato, la insegnano a Economia 1. Aumenta la concorrenza, cala il prezzo, aumenta il rischio di impresa. Se si riesce ad ottenere meno margine su ogni copia, il profitto cala e i rischi aumentano. Per questo è necessario ridurre il più possibile i costi operativi e di gestione di contratto. O, in altre parole, automatizzare e digitalizzare tutti i processi possibili in questo ambito.
Che vantaggi ti può offrire RADIX?
Radix ormai lo conoscete (spero) tutti. È il software ERP studiato e realizzato per il mondo dell’Office Automation e della Stampa Gestita. Essendone i primi utilizzatori viviamo in prima persona le tematiche sopra riportate e conosciamo perfettamente le loro implicazioni. Radix viene testato prima di tutto su di noi, il che ci permette di capire come ottimizzare il processo.
Restando a parlare di contratti gestiti, Radix permette diverse funzionalità che ci permettono di risolvere i punti sopra riportati e dar vita ad un enorme combinazione di contratti di gestione. Tra funzionalità più apprezzate dai nostri clienti ci sono:
Interfaccia con vari sistemi di telemetria (MPS Monitor, FMAudit, Xerox, Prinftleet, CS-Remote, ed altri) per avere giornalmente i contatori aggiornati;
Contatori virtuali (con algoritmi, p.e. A4Black + (A3Black*2) = Total Black)
Massima trasparenza su periodi non ancora fatturati, letture mancanti, ecc. Quindi un colpo d’occhio veritiero e sempre aggiornato sullo stato dell’arte
Gestione dinamica del contratto cumulativo: sostituzione, ritiro, integrazione macchina in corso di contratto
Alienazione macchine da contratto Pool;
Gestione dei contratti che va oltre il classico Managed Printing:
- Modelli SaaS
- Managed Workspace
- Digital Signage
Analisi della redditività con soluzione PowerBI:
- Costo pagina effettivo
- Confronto costi ricavi
- Macchina con accessori, soluzioni software -> Noleggio, vendita
- Servizi di riparazione con ricambi, consegna consumabili -> Canone servizi, pagine eccedenti
- Spese di rollout, consegna macchina -> forfait d’installazione
Confronto pagine incluse/effettuate
Strumento di calcolo offerta con Worklflow da calcolo fino alla consegna della macchina
Previsione fatturato contratti (forfettari + contatori)
Ampia gestione di manutenzione contratti
- Rinnovi automatici
- Adeguamento prezzo automatico (ISTAT)
- Chiusura automatica di contratti scaduti
Gestire un contratto può essere un incubo se non ci sono i mezzi e la mentalità giusta per farlo. Saremmo lieti di mostrarvi come Radix può aiutarvi nella gestione del contratto e nelle vostre altre aree di business, vi basterà scrivermi a: roberto.degiorgio@infominds.eu
Nel mentre questo video (per quanto lungo), può aiutarvi ad avere una panoramica più chiara di Radix, dei nostri contratti e delle funzionalità che sappiamo soddisfare.