“Scegliere e introdurre un sistema informativo integrato è un’attività che, nonostante oggi si viva nell'era dell’informazione, può rappresentare un sogno che si avvera o trasformarsi in un incubo per le imprese in cui nulla sembra funzionare. Il momento in cui un’azienda affronta un progetto di implementazione di un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) richiede una forte attenzione a diversi fattori come la giusta scelta del software, la valutazione della propria organizzazione (processi, procedure, ecc) e, soprattutto la disponibilità al cambiamento. Il cambiamento è un fenomeno non solo tecnico, ma anche sociale che, se non gestito correttamente, può rappresentare una fonte di rischio per il successo di un progetto di implementazione di qualsiasi sistema informatico.” – cit. Marco Bazzerla.
In Infominds conosciamo bene questo fenomeno avendo affrontato centinaia di progetti di cambio ERP o altre soluzioni software in aziende più o meno grandi. Lasciare il sentiero conosciuto (per quanto scomodo sia) non è mai facile. Allo stesso modo, cambiare il sistema ERP o qualsiasi altro sistema informatico in azienda, provoca inizialmente lo stesso disagio. Il cambiamento spaventa sempre, ma se gestito correttamente è anche un fortissimo incentivo motivazionale che instaura e accresce i legami in azienda.
Come gestire il cambiamento in azienda
Proviamo a calare la situazione in un esempio reale. Mettiamo il caso di essere i titolari di un’azienda e ipotizziamo di essere già riusciti a comprendere che un cambio di software ERP per la nostra azienda è vitale per continuare a rimanere competitivi sul mercato. Ad esempio, perché i nostri processi necessitano un restyle; oppure perché abbiamo aperto altri rami d’azienda che il sistema attualmente presente non riesce a gestire; o magari perché abbiamo bisogno di essere più snelli nel lavoro fuori sede, spostando l’operatività su mobile e ci serve una soluzione che ce lo permetta. Insomma, cambiare software ERP è diventato indispensabile.
Adesso bisogna scegliere il fornitore ideale e coinvolgere il team in azienda che porterà a compimento il progetto.
Il cambiamento di un sistema gestionale o ERP può far nascere situazioni difficili in azienda che, in alcuni casi, possono anche portare al naufragio del progetto (soprattutto in aziende molto grandi e complesse). Spesso, la reazione iniziale delle persone di fronte al cambiamento è di rabbia o rifiuto. Quante volte avete sentito frasi come: “Non ho tempo per prendermene carico, chiedi a qualcun altro”; “Non credo sia utile”; “Non ci serve”. Sono reazioni tipiche della prima fase di accettazione del cambiamento.
Per sventare la minaccia di un progetto fallimentare è fondamentale lavorare intorno ad un concetto: condivisione di metodi e obiettivi. Prendetevi il tempo di spiegare ai vostri collaboratori perché volete cambiare e cosa volete raggiungere. Spiegategli come vorreste raggiungere gli obiettivi e chiedetegli se concordano o se hanno suggerimenti da date. Rendeteli parte del progetto e loro vi aiuteranno a portarlo a termine.
Non serve spendere mesi su questa attività o incastrarsi in riunioni fiume in cui si parla del nulla, ma è necessario coinvolgere il proprio team e i propri collaboratori già nelle fasi iniziali di progetto. In questo modo vi risparmierete infinite discussioni dai toni anche accesi in un secondo momento,
Per la riuscita del progetto è indispensabile iniziare la sua organizzazione partendo dalla definizione dei ruoli e delle competenze delle persone interne o esterne, coinvolte. Va trovato e coinvolto il gruppo di lavoro al cui interno devono essere incluse persone con diverse funzioni e capacità, coordinale da un capo – progetto che, soprattutto in una PMI, è spesso il titolare, manager d’azienda. Il team di lavoro deve essere composto non solo da responsabili di funzione con compiti più che altro progettuali, ma anche da rappresentanti degli utilizzatori finali del sistema che potranno verificare l’efficacia e l’efficienza del sistema, trasmettendola ai loro colleghi.
Affrontare il cambiamento
Affrontare il tema del cambiamento su un progetto ERP si declina in due risvolti principali: uno tecnico e l’altro sociale. Dal punto di vista tecnico si tratta di valutare che modifiche attuare ai processi interni. Cosa mantenere invariato e cosa eliminare. Dal punto di vista sociale invece occorre rivalutare come i collaboratori si relazionano all'interno dell’organizzazione.
Per capire come e cosa cambiare a livello di processi e procedure interni è utile seguire una serie di step:
Identificare i fabbisogni nel breve e nel medio periodo (cosa devi risolvere subito e cosa ti piacerebbe avere domani)
Identifica le aspettative del progetto
Condividi le metodologie tra il team di lavoro
Trova le possibili soluzioni
Crea informazione per i tuoi collaboratori
Condividi le conoscenze dei membri del team
Seguire questi step permette di avere chiare le motivazioni di progetto e avere le armi per poterlo diffondere all'interno dell’azienda mostrando gli effettivi risultati che si vogliono raggiungere.
L’aspetto sociale del cambiamento invece fa riferimento al modo di cui i collaboratori di un’azienda sono abituati a lavorare. In ogni azienda, sia essa di piccole e grandi dimensioni, ci sono delle abitudini consolidate tra i collaboratori. Alcune buone, altre meno. Il progetto di cambio di ERP può interrompere o modificare certe abitudini, portando anche malcontento. In questo caso è importante prevedere il più possibile che tipo di abitudini verranno impattate dal progetto ERP, anticipando il cambio ai collaboratori spiegando gli effetti positivi della scelta.
Usa il cambiamento come arma
Riassumendo, il cambiamento può essere un grosso elemento di disturbo per un progetto informatico. Ma anche una leva che si può usare come motore di crescita e di consolidamento di legami tra i collaboratori. La regola aura è coinvolgere la propria azienda nella decisione e abituarsi a comunicare alle persone gli aspetti positivi di un progetto. Ovvero usare il cambiamento come arma per crescere e migliorare come un’unica entità d’azienda.