La gestione dei contratti in scadenza è un nodo cruciale per programmare tutte le attività e strategie commerciali. Ecco perché è un’informazione da monitorare con attenzione per definire azioni e offerte prima che lo faccia la concorrenza!
Scadenze e offerte ai clienti
I clienti, per mantenerli nel tempo e incrementarli, vanno coltivati come fiori di un bellissimo giardino. Questo i commerciali lo sanno molto bene: un cliente trascurato non sarà un cliente soddisfatto e felice, anzi! Probabilmente alla prima occasione sceglierà di rivolgersi alla concorrenza o parlerà male di noi a colleghi e conoscenti. Tutto ciò penalizza moltissimo la nostra reputazione e il nostro guadagno, naturalmente.
Uno tra gli aspetti fondamentali per instaurare un rapporto di fiducia con i clienti è ricordarsi delle scadenze dei contratti e proporre con il giusto tempismo offerte su misura per evitare che la concorrenza, che spesso bussa alla loro porta, abbia la meglio sul nostro contratto che sta volgendo al termine. Essere sempre “sul pezzo”, come si suole dire.
Ma spesso non è semplice tenere monitorato quest’aspetto: in ufficio nella routine di cose da fare ci sono sempre emergenze da risolvere o altre problematiche che si sovrappongono.
Ecco perché Radix ha un sistema semplice ed efficace per non perdere nessuna occasione di mantenere un ottimo rapporto con i propri clienti, proponendo con il giusto anticipo un’offerta o un prolungamento del contratto in essere. Scopriamo come in tre semplici passaggi possiamo dormire sonni tranquilli!
I tre step degli alert Radix
Quali sono i tre passi necessari per impostare e gestire l’alert dei contratti in scadenza con Radix? Percorriamoli insieme.
1. Creazione KPI La prima cosa importante da fare in Radix è creare le KPI, utili a monitorare tutti gli aspetti fondamentali della gestione quotidiana dei clienti come ad esempio le scadenze, gli insoluti, gli interventi del service… Le KPI (Key Performance Indicator) servono per accorciare i tempi di controllo e per semplificare a livello visivo la panoramica delle informazioni. Nel nostro caso, impostiamo tra le KPI i contratti in scadenza, per avere subito visibili gli accordi commerciali di cui dobbiamo preoccuparci a breve. Grazie a questa modalità di gestione del lavoro è subito individuabile ogni problematica senza dover cercare ogni volta e senza perdere tempo tra file e cartelle del server!
2. Solo errori e avvisi Impostando la funzione “solo errori e avvisi” visualizziamo immediatamente le situazioni problematiche. Ma la domanda sorge spontanea: chi decide quali situazioni sono problematiche e quali utenti possono visualizzarle? Con Radix ogni cliente può definire i criteri per cui scattano gli alert relativi alle KPI di riferimento e i permessi di visualizzazione e condivisione delle varie informazioni possono essere personalizzate per ogni utente con accesso a Radix. I semafori giallo e rosso attirano immediatamente la nostra attenzione, mostrando in modo chiaro le situazioni problematiche da risolvere al più presto. Con l’aiuto di questi “segnalatori” possiamo a colpo d’occhio capire tutte le situazioni critiche e segnalare ai commerciali che i clienti con i contratti in scadenza vanno subito contattati per una nuova proposta o per un semplice rinnovo. L’alert può essere definito con un anticipo variabile, a seconda delle preferenze di ogni azienda: ad esempio voglio che tutti in contratti in scadenza siano segnalati 40, 30 o 60 giorni prima, tempistica da definire a seconda dell’impegno e tempo a disposizione della rete commerciale. Può inoltre essere modificato, rendendosi flessibile e adattandosi alle diverse esigenze o richieste aziendali.
3. Parola d’ordine: flessibilità La gestione delle scadenze è un touchpoint nella gestione del flusso di lavoro: ecco perché è importante che un gestionale possa essere flessibile nelle tempistiche di avviso e nella definizione degli alert. Radix vuole avvicinarsi a tutte le diverse esigenze di gestione di lavoro, visualizzando in modo semplice ed immediato le “urgenze” che, grazie all’attenta pianificazione e monitoraggio dei tempi, diventeranno sempre più rare. L’obiettivo finale è garantire una gestione del flusso di lavoro chiara e definita ma senza dimenticare la flessibilità e l’immediatezza offerta da una panoramica dei dati aggiornata in tempo reale.
