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Costi, scostamenti, previsioni: ERGO e la Business Intelligence sono la soluzione

Costi, ricavi, budget, previsioni: parole che spaventano chi gestisce uno o più cantieri.

Perché? Per definire in modo corretto tutti questi elementi è necessario occupare tempo, energie e risorse preziose in quanto il rischio è di incorrere in perdite economiche considerevoli.


Come definire al meglio il budget?

Per definire correttamente il budget bisogna tenere in considerazione molteplici fattori, che costituiscono i costi del cantiere:

  • Forniture di materiali;

  • Costi da lavorazioni esterne (artigiani);

  • Subappaltatori;

  • Ore uomini;

  • Ore mezzi;

  • Noleggi;

  • Spese generali;

  • Trasferimenti.

Spesso si afferma come battuta che, nel budget, l’unica cifra certa è solo quella pattuita con il cliente! Accade, infatti, non di rado che i calcoli relativi ai costi non siano stati fatti con attenzione, rischiando di non guadagnare abbastanza da un determinato cantiere (o ancora peggio, andare in perdita!). Che cosa fare, dunque, per gestire al meglio tutti gli aspetti economici?

Possiamo affermare che uno dei modi migliori per controllare la gestione del budget sia creare le WBS (Work Breakdown Structure) che ci permettono di vedere con chiarezza tutto ciò che deve essere realizzato con le relative singole lavorazioni.

Sommando tutti gli elementi che compongono una WBS è possibile vedere in ERGO una cifra che corrisponde al costo della WBS in totale. In modo immediato, quindi, possiamo ad esempio verificare quali sono le WBS più redditizie.

E se volessimo scendere ancora di più nel dettaglio? Pochissime imprese riescono a gestire il budget suddividendo le informazioni relative ad ogni singola lavorazione, in quanto questo comporta molto impegno e dispendio di energie da parte del reparto amministrativo: controllare tutte le voci dei DDT, tutti i rapportini e subappalti e suddividerli per ogni voce di computo… è molto complesso!

Le WBS potrebbero essere una best practice consigliata, in quanto permettono di controllare i costi ad un livello superiore e sono facili da gestire.

Un altro elemento molto utile per gestire il budget è suddividere le tempistiche delle varie fasi di lavoro. In questo modo, tramite gestionale, è possibile visualizzare i flussi di cassa anche per ogni mese o anno, riuscendo ad avere la visione dei processi in tempo reale. Possiamo ad esempio visualizzare che nel mese di marzo è prevista un’uscita economica pari a € 10.000, ad aprile di € 20.000 e così via.

Tutto questo può essere svolto da ERGO, il gestionale nato proprio per semplificare e controllare in modo immediato e intuitivo tutte le informazioni relative a WBS, tempistiche e budget non solo da PC ma anche da remoto, con l’utilizzo delle App su smartphone o tablet.


Perché utilizzare ERGO per il controllo del budget?

Abbiamo già detto che ERGO riesce ad integrare tutte le informazioni creando una panoramica sempre aggiornata del cantiere. Ma che cosa significa concretamente?

Significa che accedendo al gestionale in pochi secondi possiamo controllare quali cantieri sono i più problematici, con vere e proprie emorragie di risorse, o quali i più virtuosi. Possiamo vedere se nelle tempistiche definite i costi sono stati rispettati, quali imprevisti ci sono stati, quando si è risparmiato tempo o materiali. Caricando fatture, rapportini, subappalti, bolle di consegna… possiamo avere un monitoraggio della situazione in tempo reale ed evitare che le perdite diventino troppo consistenti, intervenendo con prontezza per capire come risolvere specifici problemi.

Dicono che prevenire è meglio che curare e chi gestisce i cantieri è ben consapevole di quanta verità si nasconda dietro questo detto popolare!


Business Intelligence e cantiere: conoscenza a portata di click

Come può la BI (Business Intelligence) essere utile alla gestione del cantiere e nello specifico del budget? Sappiamo che i gestionali raccolgono una vera e propria massa di informazioni ogni giorno ma spesso queste non vengono utilizzate (e tanto meno capite) per realizzare delle strategie.

La BI è il processo di trasformazione di dati e informazioni in conoscenza, utile per avere un controllo e una consapevolezza sulle proprie attività di tutti i giorni. Noi di Infominds abbiamo unito questo prezioso strumento di analisi ad una interfaccia semplice da comprendere, con grafici e dati sempre chiari e disponibili. In poche parole, possiamo definirla un cruscotto informativo in cui trovare tutti i dati già organizzati, pronti per essere letti con semplicità!

La gestione del budget non può essere influenzata ancora dal caso: ERGO e la BI possono diventare alleati di fiducia per una gestione del cantiere consapevole e razionale perché permettono di:

  • Avere i dati sempre interrogabili (h 24);

  • L’autonomia di analisi dei dati;

  • L’identificazione veloce dei problemi;

  • La capacità di reazione immediata;

  • L’ottimizzazione del lavoro nel team;

  • Una migliore visione del processo del cantiere;

  • L’aumento dell’efficacia competitiva.


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