Il fascicolo di cantiere è molto importante per mantenere in ordine tutti i documenti, applicare le normative vigenti e ritrovare le informazioni in modo semplice e veloce nel momento del bisogno.
Che cosa significa fascicolo di cantiere digitale?
Il fascicolo di cantiere ormai da qualche anno nelle aziende viene sviluppato, raccolto e archiviato in modo digitale. Ma che cosa significa nel dettaglio?
Molto spesso, infatti, i vari file vengono salvati in modo poco ordinato e preciso in varie cartelle, in locale nel PC del titolare o, nel caso migliore, in qualche hard disk che va inevitabilmente perso in qualche cassetto della sede.
In questo modo possiamo davvero parlare di fascicolo di cantiere digitale? Sicuramente sì perché vengono utilizzati dei file digitali ma questo metodo così comune descritto in precedenza non è né sicuro né utile per gestire i documenti in quanto c’è un forte rischio di perdita dei dati o di attacchi informatici, sempre più comuni negli ultimi tempi, che colpiscono aziende di ogni settore e dimensione.
Che soluzione offre ERGO?
Per gestire al meglio il documentale di cantiere ERGO come software gestionale utilizza il cosiddetto Binder (significa proprio raccoglitore) dove è possibile unificare e centralizzare tutti i documenti necessari per il fascicolo di cantiere.
In questo modo, gli utenti che hanno accesso a questa sezione potranno consultare in ogni momento i documenti del cantiere e trovarli tutti facilmente senza perdite di tempo, evitando di consultare solo in modo parziale i documenti. Questo è utile non soltanto mentre i lavori sono in corso d’opera ma soprattutto se ci fosse bisogno di consultarli dopo anni dal compimento dell’opera stessa.
Inoltre, ERGO ha anche un’applicazione dedicata, Mobile Doc, che permette di aggiornare il fascicolo di cantiere direttamente da smartphone: questa funzione sarà molto utile per collegare in modo rapido e indolore cantiere e amministrazione. È risaputo, infatti, che uno dei problemi più difficili da risolvere è proprio la comunicazione tra cantiere e amministrazione: gli operai spesso non hanno tempo e comunicano in modo parziale o sommario le informazioni in amministrazione. Vengono utilizzati foglietti, messaggi vocali e, nel caso migliore, email. Ma in questo modo il rischio è sempre di perdere informazioni importanti: con la App Mobile Doc si supera questo ostacolo, fornendo uno strumento utile e pratico per gestire tutte le comunicazioni. La App ogni giorno invia in modo automatico le informazioni al software gestione e anche nel caso di mancanza di rete nei vari cantieri, la sincronizzazione avviene comunque non appena la connessione verrà ristabilita.
Nessuna perdita di tempo e di informazioni, grazie a due strumenti che comunicano e costruiscono un vero e proprio “punto di congiunzione” tra amministrazione e cantiere.
Il fascicolo di cantiere, senza pensieri
I vantaggi del fascicolo di cantiere gestito con ERGO sono molteplici: oltre alla disponibilità di tutti i documenti, la comunicazione immediata e semplice non possiamo dimenticare la possibilità di caricare documenti di vario formato: pdf, xls, jpg, dwn, email… Questo è un punto dolente, soprattutto quando dal cantiere arrivano documenti… come allegati WhatsApp!
ERGO supporta i vari formati proprio perché il cantiere stesso prevede la collaborazione di strumenti diversi ma anche di professionisti che lavorano con file differenti. Ma la collaborazione che ERGO riesce davvero a rafforzare è, come già anticipato, quella tra cantiere e amministrazione: giocare nella stessa squadra, con una condivisione che è semplice e non porta troppi sforzi aggiuntivi per entrambe le “parti”.
