Il mondo dell’edilizia si sta muovendo sempre più in fretta e i numeri crescono esponenzialmente: più cantieri, più professionisti, più collaborazioni esterne, più materiali. Ma, purtroppo, insieme all’aumento della mole di lavoro si moltiplicano anche le problematiche da affrontare per gestire gli imprevisti quotidiani del cantiere. Vediamo insieme i 3 ostacoli più significativi.
1. Collaborazione interna
La collaborazione sembra un aspetto quasi scontato: i dipendenti di ogni impresa collaborano tra loro per svolgere i vari compiti e per raggiungere gli obiettivi definiti.
Nella filiera edile questo aspetto è particolarmente complesso e delicato: la quotidianità lavorativa si distribuisce in luoghi non solo geograficamente distanti, come cantieri e uffici, ma anche con professionalità differenti che spesso hanno difficoltà nel trovare un “linguaggio comune” per gestire al meglio il flusso di lavoro. Perché se è vero che un impiegato svolge un lavoro ben distinto dal capo cantiere bisogna sempre ricordare che tra i due c’è una comunicazione e assistenza reciproca costante.
L’ufficio acquisti riceve richieste direttamente dal capo cantiere, da fornitori esterni, dai clienti tramite WhatsApp o con telefonate ed sms. La confusione è dietro l’angolo: c’è il rischio di dimenticare qualcosa, non capire bene quali siano le priorità, fare inserimenti di ordini con tempistiche o quantitativi errati. Ma oltre a questi aspetti relativi ai processi si creano malintesi che nuocciono al clima di “squadra”, che invece è fondamentale.
2. Integrazione impresa/fornitori esterni
Abbiamo purtroppo imparato negli ultimi tempi che i listini possono variare con molta velocità: se sommiamo gli aumenti di prezzo e la mancanza vera e propria di materiali come risultato avremo una situazione altamente instabile, che si ripercuote dai fornitori all’impresa edile che deve far quadrare i conti prospettati al cliente.
La comunicazione tempestiva qui diventa fondamentale: tra azienda e fornitori esterni il rapporto è talvolta complicato proprio perché non c’è una linearità nel passaggio delle informazioni.
Se all’apparenza una comunicazione al volo, magari con una telefonata di aggiornamento, può sembrare una soluzione facile e veloce, dobbiamo anche pensare che queste informazioni dovrebbero essere invece integrate in un “archivio” o, ancora meglio, in un flusso che è in costante cambiamento (il gestionale).
La flessibilità che viene associata alle comunicazioni informali non tiene conto, inoltre, del tempo e margine di errore che c’è successivamente nell’inserimento dell’informazione nel sistema utilizzato dall’impresa.
3. Perdita del controllo
Negli ultimi tempi i bonus dedicati al mondo dell’edilizia sono stati numerosi: il lavoro è letteralmente esploso portando di conseguenza molti cantieri da gestire contemporaneamente, personale da assumere, materiali da acquistare, subappalti, fornitori esterni…
A tutto questo dobbiamo aggiungere anche i prezzi dei materiali che aumentano costantemente: avere i listini aggiornati è necessario per poter calcolare al meglio l’andamento dei costi/ricavi.
Non ci si può, dunque, affidare al solo buon senso ma è necessario registrare ogni informazione, raccogliere dati precisi e corretti per poter svolgere una pianificazione a medio e lungo termine. In questo modo è possibile gestire il lavoro quotidiano senza preoccupazioni ed errori.
Quali soluzioni adottare?
I 3 problemi di cui finora abbiamo parlato possono essere risolti sfruttando tecnologie e strumenti semplici ma mirati.
1) Collaborazione interna -> App.
Tutti conosciamo le App: ogni giorno nel nostro smartphone ne utilizziamo molte e spesso ne scarichiamo di nuove a seconda dei nostri servizi di interesse.
Per la gestione ottimale del cantiere e di tutte le attività che ogni giorno caratterizzano l’impresa edile ci sono delle App ad hoc, che permettono una comunicazione sicura e veloce tra tutti i lavoratori, siano essi in ufficio o operativi in cantiere.
Qualche esempio? In cantiere servono sempre i documenti a disposizione ma chiamare costantemente in ufficio per un invio tramite email non è molto comodo. Con un App dedicata alla condivisione dei documenti la consultazione da ogni luogo è immediata, senza far perdere tempo ad altri colleghi. Inoltre sono anche sicure, in quanto è possibile gestire gli accessi e i permessi, così da far vedere i documenti corretti ad ogni settore o persona di competenza (amministrazione, contabilità, capo cantiere…).
In questo modo ogni lavoratore è al contempo sia autonomo nel segnalare ordini, fatture in scadenza, necessità, problematiche direttamente dal cantiere e sia in collaborazione con tutto il team, che viene aggiornato in tempo reale.
2) Integrazione impresa/fornitori esterni -> EDI
Il problema dell’integrazione tra impresa e i vari fornitori esterni può essere risolto utilizzando una soluzione che da anni viene già utilizzata con successo in altri settori, come ad esempio la GDO o l’automotive. Stiamo parlando di un sistema EDI (Electronic Data Interchange), ossia lo scambio di dati in formato elettronico.
Con un sistema di interscambio dati non solo gli interlocutori interni ma anche i fornitori esterni possono inviare, ad esempio, aggiornamenti di listino che arrivano direttamente al gestionale, oppure un recap di tutte le bolle mensili… semplificando la quotidianità lavorativa dell’ufficio acquisti!
Può sembrare fantascienza, invece è non solo reale ma anche possibile!
3) Perdita del controllo -> BI
Attualmente proprio per la frenesia portata dalle agevolazioni fiscali non si presta la dovuta attenzione ai dati, che invece sono fondamentali per evitare rischi che possono compromettere gravemente l’impresa.
Un gestionale può aiutare le aziende a risparmiare tempo ed avere sempre a portata di mano la panoramica generale di tutti i punti chiave delle varie attività. Si può avere non solo una visione generale attuale ma anche futura, necessaria per gestire eventuali nuovi bonus o incrementi improvvisi di lavoro.
Ma cosa significa BI? BI sta per Business Intelligence, una vera e propria chiave di volta per comprende meglio tutti i dati che ogni giorno vengono raccolti.
Grazie alla Business Intelligence riusciamo a comprendere, analizzare ma soprattutto visualizzare in modo semplice i dati di maggior interesse per vedere non solo l’andamento passato e presente ma per comprendere quali sono le problematiche o opportunità di crescita future.
Se vuoi approfondire meglio l’affascinante mondo della BI, leggi l'approfondimento Business Intelligence di cantiere: come capire i dati di cantiere (infominds.eu)
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